Une fois la demande de dotation approuvée, un dossier de dotation est créé.
La section Dossiers dans Dot+ vous permet de suivre, gérer et clôturer ces dossiers selon votre rôle (RH, gestionnaire, approbateur, etc.).
Chaque vue offre un affichage ciblé pour vous aider à retrouver rapidement les dossiers qui vous concernent.
En d’autres mots : Les vues de la section Dossiers sont vos outils de suivi RH et de gestion opérationnelle : elles regroupent vos dossiers selon leur avancement ou leur responsabilité.
Voici toutes les vues incluse dans Dot+ au niveau du dossier:
| Vue | Contenu principal | Utilisateur concerné | Utilité |
|---|---|---|---|
| Attribués RH | Dossiers assignés à un conseiller RH | RH | Suivre ses dossiers personnels |
| Suivi des affichages | Dossiers avec affichage de poste en cours ou terminé | RH / Gestionnaire | Gérer la publication des postes |
| Mes dossiers en cours | Dossiers gérés par l’utilisateur | Gestionnaire / RH | Suivre ses dotations actives |
| En cours | Tous les dossiers ouverts, peu importe le responsable | RH | Vision globale des dotations actives |
| Tous les dossiers | Ensemble des dossiers créés dans Dot+ | RH | Pilotage global et historique complet |
Attribués RH
Définition :
Cette vue affiche les dossiers assignés spécifiquement à vous en tant que conseiller RH.
Elle permet de suivre uniquement les dossiers dont la gestion RH vous a été confiée.
Ce que vous y voyez :
- Les dossiers en cours de traitement par vous en tant que conseiller RH.
- L’état d’avancement du dossier et les activités à compléter.
Astuce : Idéal pour les conseillers RH, cette vue permet de voir rapidement tous les dossiers dont vous êtes responsable, sans confusion avec ceux des autres collègues.
Suivi des affichages
Définition :
Cette vue regroupe les dossiers pour lesquels une affichage de poste est en cours ou terminé.
Elle facilite le suivi du processus de publication, depuis la mise en ligne jusqu’à la fin de la période d’affichage.
Ce que vous y voyez :
- Les dossiers liés à des postes publiés (affichages internes ou externes).
- Le statut d’affichage (en cours, terminé, à venir).
- Les informations sur la date de début et de fin d’affichage.
Astuce : Cette vue est particulièrement utile pour les RH ou gestionnaires responsables du recrutement.
Elle offre une vision rapide des postes affichés et des étapes suivantes (évaluation, entrevues, etc.).
Mes dossiers en cours
Définition :
Cette vue affiche uniquement les dossiers dont vous êtes le propriétaire ou le collaborateur.
Elle vous permet de suivre les dotations que vous gérez activement.
Ce que vous y voyez :
- Les dossiers qui vous sont attribués directement.
- Les activités à réaliser et leur statut (en attente, terminé, à valider).
- Les candidats ou documents associés au dossier.
Astuce : C’est la vue de travail principale pour un gestionnaire client ou un conseiller RH.
Elle centralise tous vos dossiers actifs pour que vous puissiez gérer vos suivis au quotidien.
En cours
Définition :
Cette vue regroupe tous les dossiers de dotation actuellement actifs, peu importe à qui ils sont attribués.
Elle donne une vue d’ensemble du flux RH en cours sans que vous y soyiez attiré en tant que conseiller RH.
Ce que vous y voyez :
- L’ensemble des dossiers ouverts et non encore clôturés.
- Les dossiers assignés à différents conseillers RH ou gestionnaires.
- Le statut global du processus de dotation pour chaque dossier.
- A noter que le gestionnaire client ne voit que les dossiers auquels il est directement assigné.
Astuce : Parfaite pour les superviseurs RH ou gestionnaires de service, cette vue donne une vision transversale des dotations en cours dans l’organisation.
Tous les dossiers
Définition :
Cette vue présente l’ensemble des dossiers créés dans Dot+, tous statuts confondus.
Elle est réservée aux utilisateurs ayant des droits d’accès étendus, comme le rôle conseiller RH.
Ce que vous y voyez :
- Les dossiers en cours, complétés, fermés ou archivés.
- Les informations clés : type de dotation, unité requérante, statut, responsable RH, etc.
- L’accès à l’historique complet du dossier.
Astuce : Cette vue est idéale pour les analyses globales, la production de rapports RH ou les revues d’activité. Elle permet aussi de retrouver facilement un dossier ancien pour consultation ou audit.