La suspension d’un dossier permet de mettre temporairement en pause le processus de dotation lorsque certaines conditions empêchent sa progression normale.
Suspendre un dossier évite que celui-ci continue à être comptabilisé comme “en traitement” alors qu’aucune action ne peut avancer.
Suspendre un dossier est utile lorsque :
- Le gestionnaire doit revoir ses besoins (modification du poste, budget, nombre d’ETP à combler).
- Une approbation externe est attendue (comité, direction, validation administrative).
- Des contraintes opérationnelles ou budgétaires surviennent (gel d’embauche, imprévus organisationnels).
- Les informations nécessaires à la poursuite du processus ne sont pas disponibles (documents manquants, résultats d’examens, validation de candidature).
- On attend une réponse d’un candidat avant de poursuivre le processus.
- Le processus est mis en pause volontairement pendant une période prolongée (vacances, absence du gestionnaire).
En résumé : On suspend un dossier lorsque rien ne peut avancer, mais qu’on ne souhaite pas fermer ni annuler la dotation.
Quand suspendre un dossier ?
Il est recommandé de suspendre un dossier dès que vous savez qu’une étape prévue ne peut pas être réalisée dans les délais habituels.
Voici les situations typiques :
Avant un affichage
Si le gestionnaire n’a pas validé les détails du poste.
Après un affichage
Si le gestionnaire veut revoir les candidatures, modifier la stratégie ou attendre une approbation.
Pendant le traitement
Si une ressource RH ou un acteur clé est absent et que l’activité doit attendre son retour.
En fin de processus
Si la décision finale ou la date d’entrée en fonction est suspendue.
La règle générale : Suspendre un dossier dès que le processus est bloqué pour éviter une fausse impression d’avancement ou de délais trop longs.
Quel est le lien avec le calcul du temps dans les rapports Power BI ?
Suspendre un dossier a un impact direct sur les indicateurs de performance et les calculs de délais affichés dans les rapports Power BI liés à Dot+.
Voici comment :
1. Le temps en suspension n’est pas comptabilisé dans les délais de dotation
Lorsqu’un dossier est suspendu, le compteur des jours :
- du processus,
- des activités,
- et du cycle complet de dotation
s’arrête automatiquement.
Cela signifie que :
- les jours de suspension ne gonflent pas artificiellement les délais,
- les analyses Power BI reflètent la réalité opérationnelle,
- l’organisation peut distinguer les délais contrôlables (actions RH) des délais non contrôlables (facteurs externes).
2. Le calcul des jours ouvrables reste cohérent
Lorsque le dossier reprend :
- la date de reprise est utilisée comme nouvelle référence pour le calcul du temps,
- les jours ouvrables ne se cumulent pas pendant la suspension.
Sans suspension, les temps Power BI seraient falsifiés et non représentatifs.
En résumé
Suspendre un dossier est essentiel pour protéger la qualité des données, éviter d’allonger artificiellement les délais de dotation et refléter correctement la réalité opérationnelle dans Power BI.
Vous devez suspendre un dossier lorsque :
- aucune action ne peut avancer,
- une validation externe ou interne est en attente,
- une information clé manque,
- le gestionnaire n’est pas en mesure de poursuivre,
- le processus est temporairement mis en pause.
Suspension = temps figé dans Power BI
✔ Les jours ne s’accumulent plus
✔ Les délais sont réalistes
✔ Les analyses deviennent fiables et exploitables