Le statut du dossier indique où en est le processus de dotation dans son cycle de vie.
C’est l’une des informations essentielles visibles dans toutes les sections du dossier, car elle influence :
- les actions disponibles
- l’avancement (%) calculé automatiquement
- les notifications
- le suivi dans les rapports Power BI
- la possibilité ou non de modifier certains éléments du dossier (ex. : modèle de processus)
Chaque statut manuel est mis à jour par le Conseiller RH, et chaque changement est enregistré à vie dans l’onglet Historique.
Liste et définition des statuts
🔵 Non débuté
Ce statut signifie que :
- Le dossier a été créé, mais aucune action réelle n’a encore commencé.
- Le modèle de processus peut encore être modifié.
- Les intervenants peuvent être ajoutés ou ajustés sans impact historique.
Usage typique
✔ À l’ouverture du dossier
✔ En attente d’un élément initial (ex. documents du gestionnaire, validations internes)
🟢 En cours
Ce statut indique que :
- Le processus de dotation est officiellement démarré.
- Les activités du modèle de processus commencent à progresser.
- Le suivi du temps (délai de traitement, avancement %) est actif.
- Les notifications automatiques commencent à s’appliquer.
Usage typique
✔ Dès que le Conseiller RH initie les premières étapes de dotation
✔ Lorsque le modèle de processus est activé
⚠️ Important : Une fois le dossier “En cours”, il n’est plus possible de changer de modèle de processus.
🟡 En suspens
Ce statut est utilisé lorsque le dossier doit être temporairement mis en pause.
Cela peut être dû à :
- une attente de validation du gestionnaire
- un contexte organisationnel (ex. gel d’embauche)
- l’absence du candidat retenu
- un besoin d’information supplémentaire
- un enjeu administratif
Ce statut :
- interrompt le calcul des délais dans Power BI
- oblige à inscrire une justification obligatoire
- maintient les données du dossier intactes
Usage typique
✔ Le gestionnaire change ses besoins
✔ Le candidat se désiste temporairement
✔ L’équipe RH suspend le recrutement pour raisons internes
🔴 Terminé
Ce statut indique que le dossier est complètement finalisé.
Il signifie que :
- toutes les étapes de dotation sont achevées
- le poste est comblé (ou le processus s’est conclu officiellement)
- le modèle de processus ne génère plus d’avancement
- aucune modification majeure ne doit être apportée
Usage typique
✔ Le candidat retenu est embauché
✔ Le processus de recrutement est officiellement complété
⚫ Annulé
Le dossier est clos sans embauche, pour une des raisons suivantes :
- annulation de la dotation par l’organisation
- erreur dans la demande initiale
- abandon du besoin
- fusion de dossiers
- fermeture du poste
Ce statut :
- met fin au processus
- fige le dossier pour référence historique
- peut être consulté mais plus modifié
Usage typique
✔ Le gestionnaire n’a plus besoin du poste
✔ Le contexte change et le recrutement est abandonné
Conseils et bonnes pratiques RH
- Changer le statut en temps réel pour refléter la réalité du dossier.
- Les statuts non débutés, en cours et terminés sont automatiques.
- Utiliser le statut « En suspens » dès qu’un blocage survient pour assurer un suivi fiable dans les rapports Power BI.
- Toujours écrire une justification claire lors de la suspension ou de l’annulation.
- Ne pas terminer un dossier tant que toutes les activités importantes ne sont pas complétées.
- Consulter l’historique avant d’effectuer un changement majeur.
Impact des statuts sur Power BI
- En cours → le temps de traitement s’accumule
- En suspens → le temps arrête de s’accumuler
- Terminé/Annulé → le dossier sort des listes actives mais reste comptabilisé dans les indicateurs globaux
- L’historique des statuts permet de reconstruire précisément les délais entre chaque transition