Avant de commencer, le Conseiller RH doit clarifier certains éléments avec son équipe ou selon les règles internes de l’organisation.
1. Qui effectue la création du dossier et son démarrage ? (Voir billet Qui effectue la création du dossier/son démarrage? )
Dans plusieurs organisations, c’est généralement le Conseiller RH qui effectue la création du dossier, son démarrage et la configuration initiale (intervenants, modèle de processus, validation des informations, etc.).
Cependant, lorsque l’organisation fonctionne en équipe de travail (technicien RH, agent de soutien, conseiller RH, etc.), certaines tâches de construction du dossier peuvent être déléguées :
- L’agent de soutien peut effectuer la création initiale du dossier.
- La technicienne RH peut valider, compléter ou préparer certaines sections (documents, intervenants, prérequis administratifs).
- Le Conseiller RH finalise, démarre officiellement le dossier, choisit le modèle de processus et assure la cohérence stratégique du mandat.
👉 L’objectif n’est pas seulement de répartir les tâches, mais de s’assurer qu’elles soient réalisées par la bonne personne, selon son niveau d’expertise.
2. Quelles sont les premières étapes obligatoires dans votre organisation ?
Selon les pratiques internes, il peut s’agir de :
- la validation des informations provenant de la demande ;
- l’identification du gestionnaire client ;
- la mise à jour des collaborateurs associés au dossier ;
- la sélection du bon modèle de processus ;
- l’inscription d’informations clés dans les sections Spécifications du dossier et Candidat (version M365).
3. Y a-t-il des notes à inscrire dans l’espace de communication ?
L’espace de communication peut servir à :
- documenter le contexte initial ;
- consigner les attentes du gestionnaire ;
- préciser des contraintes particulières (ex. urgence, budget, affichage spécifique) ;
- noter un plan de suivi avec le gestionnaire.
Selon vos règles internes, il pourrait être obligatoire d’inscrire :
- un résumé de la demande ;
- la date du premier contact avec le gestionnaire ;
- les actions prévues avant affichage.
4. Quelle méthodologie appliquer s’il y a plusieurs postes à combler ?
Deux approches existent selon la version Dot+ utilisée :
🔹 Dot+ M365 (1 dossier = 1 candidat visé)
- Un seul dossier est créé même s’il y a plusieurs postes.
- Le processus appliqué porte sur un seul candidat, mais la dotation peut couvrir plusieurs postes.
- L’information des candidats se trouve dans Spécifications du dossier.
🔹 Dot+ Candidature (par cohorte ou embauches multiples)
- Un seul dossier principal est créé.
- Une candidature distincte est créée pour chaque personne potentielle.
- Le processus se répète automatiquement par candidat.
L’organisation doit définir :
- si elle veut multiplier les candidatures,
- ou si elle veut travailler par un seul dossier sans gestion individuelle des candidats.
5. Y a-t-il une procédure de travail, un gabarit ou une politique à appliquer ?
Selon votre réalité interne :
- un guide RH peut exister ;
- un gabarit d’affichage doit être utilisé ;
- une procédure de communication au gestionnaire peut être obligatoire ;
- un protocole peut exister pour les cas urgents ou prioritaires.
👉 Cette information doit être rendue accessible dans l’espace RH ou PowerApps.