Le module de messagerie dans DOT+ est un composant central du système qui permet de gérer et automatiser l’envoi de notifications aux différents acteurs du processus RH (gestionnaire client, collaborateurs, approbateurs, conseillers RH, etc.).
Il sert à configurer, personnaliser et maintenir l’ensemble des messages envoyés automatiquement par la solution lors des différentes étapes du cycle de dotation.
Rôle du module de messagerie
Le module permet de :
1. Centraliser l’ensemble des modèles de notifications
Tous les messages utilisés par DOT+ (avis d’approbation, création de dossier, rappel d’activité, changement de statut, communications RH, etc.) sont regroupés dans un même espace.
2. Définir les conditions d’envoi des notifications
Chaque modèle de message est associé à :
- une catégorie (Approbration, Dossier, Activité, Communication…),
- un déclencheur (par ex. : approbation refusée, dossier créé, candidat ajouté, rappel automatique),
- un destinataire (gestionnaire, équipe d’approbation, RH, etc.),
- un éventuel CC automatique.
3. Personnaliser le contenu des messages
Chaque notification contient :
- un sujet dynamique (ex. : « Dot+ – Une demande nécessite votre attention »),
- un corps de message en HTML / texte riche, permettant :
- la mise en forme,
- l’ajout de variables dynamiques ({{dossier.titre}}, {{demandeur.nom}}, etc.),
- l’insertion de liens (ex. vers un dossier ou une approbation).
4. Définir les paramètres avancés
Depuis l’écran de configuration, on peut aussi préciser :
| Champ | Fonction |
|---|---|
| De | Identité de l’expéditeur affichée dans l’email. |
| Destinataire | Personne ou équipe recevant la notification. |
| CC | Destinataires en copie automatique. |
| Langue | Version FR ou EN du message. |
| Forcer initiateur notification | Permet d’envoyer systématiquement une copie à l’utilisateur initiateur de l’action. |
| Édition riche | Active le mode HTML avancé pour la mise en forme. |
Fonctionnement général du module
- DOT+ déclenche un événement
Exemple : le gestionnaire soumet une demande pour approbation. - Le système identifie le modèle de message correspondant
Catégorie = Approbation → Type = Aviser en attente → Langue = FR. - Le modèle est rempli automatiquement
Les variables dynamiques s’insèrent dans le contenu. - La notification est envoyée
Au destinataire configuré (ex. approbateur), avec CC si prévu. - L’administrateur peut modifier les modèles depuis l’interface de pilotage pour adapter :
- le texte,
- les destinataires,
- la mise en forme.
Vue d’ensemble des notifications
La liste affichée montre les notifications existantes telles que :
- Activité – Notifier prochaine activité
- Approbation – Aviser en révision
- Dossier – Notifier changement de statut
- Communication – Notifier le gestionnaire
- etc.
Chaque ligne représente un modèle de message prêt à être utilisé automatiquement par DOT+.
En résumé
Le module de messagerie de DOT+ est l’outil qui permet d’administrer toutes les notifications automatiques de la plateforme. Il regroupe les modèles, les destinataires, les catégories, les langues et le contenu HTML des messages envoyés lors des étapes clés du processus de dotation. Grâce à ce module, les organisations peuvent personnaliser les communications, assurer une traçabilité cohérente et garantir que les bonnes personnes reçoivent les bonnes informations au bon moment.