Étapes à réaliser par le Conseiller RH pour faire fonctionner un processus dans Dot+
Le processus de dotation dans Dot+ repose sur trois piliers :
- Les informations du dossier
- Les intervenants RH et clients
- Le modèle de processus assigné
Pour que tout fonctionne correctement, le Conseiller RH doit suivre les étapes suivantes :
Étape 1 — Créer ou ouvrir le dossier
- Vérifier la demande associée.
- Confirmer que le dossier contient les bonnes informations de base (poste, statut, unité requérante, etc.).
- S’assurer que le dossier n’est pas déjà démarré.
Étape 2 — Assigner les intervenants
Dans Spécifications du dossier, section “Intervenants au dossier” :
- Gestionnaire client : confirmer ou ajuster au besoin.
- Collaborateurs client : ajouter les personnes qui participeront au dossier.
- Conseiller RH : assigner officiellement le Conseiller RH responsable.
- Équipe RH / Technicien / Agent de soutien, si votre organisation fonctionne en équipe.
Sans cette étape, le processus ne peut pas fonctionner correctement (notifications, responsabilités, actions RH).
Étape 3 — Assigner un modèle de processus
Dans Spécifications du dossier, champ Modèle de processus :
- Choisir le bon modèle de processus parmi ceux configurés dans le pilotage.
- Enregistrer le dossier.
- Vérifier que les étapes, actions et activités se sont bien générées automatiquement.
Une fois le processus démarré, il n’est plus possible de changer de modèle. Il est donc essentiel de choisir le bon dès cette étape.
Étape 4 — Nettoyer le modèle de processus (si nécessaire)
Selon le contexte du dossier :
- Retirer les activités qui ne s’appliquent pas.
Dot+ permet d’adapter un modèle de processus à chaque dossier, tout en conservant la structure standard.
Étape 5 — Démarrer la première activité
Dans l’onglet Processus :
- Identifier la première activité.
- Passer son statut à « En cours ».
- L’application calcule automatiquement la date de début et met à jour l’avancement.
Il est possible de démarrer plusieurs activités simultanément
Étape 6 — Suivre et compléter les activités
Pour chaque activité :
- Passer le statut à Terminé lorsque complété.
- Le système déclenche automatiquement la suivante si le modèle est séquentiel.
- Plusieurs activités peuvent être En cours en même temps selon la conception du modèle.
- Vous pouvez ajouter ou retirer des activités en tout temps selon l’évolution réelle de votre dossier
Le changement de statut met à jour automatiquement :
- le pourcentage d’avancement du dossier,
- les icônes de progression,
- l’historique interne.
Étape 7 — Enregistrer les documents requis
Dans l’onglet Documents :
- Ajouter les documents obligatoires ou fournis par le gestionnaire.
- Suivre les documents générés automatiquement selon le modèle de processus.
- Utiliser SharePoint intégré pour consulter ou ouvrir l’emplacement.
Étape 8 — Communiquer via l’Espace de communication
Selon vos pratiques internes :
- Ajouter les notes importantes.
- Documenter les échanges avec le gestionnaire.
- Noter toute décision ou changement qui impacte le processus.
Très utile pour garder un historique complet du dossier.
Étape 9 — Compléter toutes les activités
Une fois toutes les activités terminées :
- Le processus est considéré comme complété lorsque toutes les activités sont terminées
- Vous pouvez ajouter ou retirer des activités à tout moment
Étape 10 — Clôturer le dossier
Lorsque le recrutement est finalisé :
- Le statut s’applique automatiquement: Terminé.
- Vérifier que l’avancement est à 100 %.
- Vous pouvez manuellement en cas d’anomalie suspendre le dossier ou annuler le dossier