Ce rapport Power BI permet au Gestionnaire RH de suivre l’ensemble du processus complet de dotation, de la création de la demande jusqu’à sa finalisation ou son abandon.
Il offre un portrait global du taux de complétion, des statuts de traitement, des types de dotation et des tendances associées.
1. Accès et filtres principaux
En haut du tableau de bord, plusieurs filtres permettent d’affiner l’analyse :
🔹 1. Gestionnaire client
Filtrer les processus selon le gestionnaire ayant initié les demandes.
🔹 2. Conseiller RH
Filtrer selon le conseiller RH attitré aux processus.
🔹 3. Période
Sélectionner la plage de dates analysée (par défaut : toute l’année courante).
2. Indicateurs clés en haut de page (KPI)
La première ligne affiche un ensemble d’indicateurs essentiels résumant l’état global du processus :
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| En cours (7) | Nombre de processus de dotation actuellement actifs. |
| Terminés (2) | Nombre de processus complétés avec succès. |
| Rejetés (1) | Nombre de processus arrêtés suite à un refus. |
| Annulés (1) | Nombre de processus annulés volontairement. |
| En suspens (1) | Processus mis temporairement en pause. |
| Moyenne de messages par dossier (2) | Nombre moyen d’interactions ou commentaires échangés dans chaque dossier. |
Ce que tu peux analyser
- Charge globale de dotation.
- Taux de complétion vs taux d’abandon.
- Complexité des dossiers (mesurée par les échanges nécessaires).
3. Taux et répartition du processus (3 graphiques circulaires)
3.1. Taux de processus complété
Montre la proportion de processus en cours vs terminés.
Exemple :
- En cours : 7 (77,78%)
- Terminés : 2 (22,22%)
Utilité :
- Évaluer la performance globale.
- Identifier si beaucoup de processus sont en retard ou stagnent.
3.2. Taux de processus terminés par statut d’emploi
Répartition des processus finalisés selon le statut d’emploi :
Exemples possibles :
- Régulier
- Prêt de service
- Fonction publique
Utilité :
- Comprendre les types de dotation les plus fréquents.
- Repérer les tendances d’embauche par statut d’emploi.
3.3. Taux de processus terminés par mode de dotation
Répartition selon le mode de dotation utilisé :
Exemples possibles :
- Recrutement
- Promotion interne / externe
- Prêt de service
Utilité :
- Observer les stratégies de dotation utilisées dans l’organisation.
- Identifier si les promotions internes sont courantes ou si l’organisation mise davantage sur le recrutement externe.
4. Suivi des processus par statut (tableau central)
Ce tableau permet de suivre en détail l’avancement de toutes les demandes selon leur statut :
| Colonne | Signification |
|---|---|
| En rédaction | Le gestionnaire prépare le dossier. |
| En approbation | La demande passe dans la chaîne d’approbation. |
| Approuvées | Les demandes validées et prêtes pour les étapes suivantes. |
| Rejetées | Processus arrêtés suite à une décision négative. |
| Annulées | Demandes abandonnées volontairement. |
| Non débutées | Créées mais aucune action lancée. |
| En cours | Processus actifs dans DOT+. |
| Terminés | Processus complétés avec succès. |
| Suspens | Processus mis en pause. |
Les données sont regroupées par :
- Unité requérante
- Entité
- Catégorie d’emploi
- Classe d’emploi
Ce que tu peux analyser :
- Charge de travail par unité.
- Avancement des processus.
- Goulots d’étranglement (ex.: trop de dossiers “En approbation”).
- Performances entre les unités (Affaires, IT, Marketing, RH…).
Comment l’utiliser :
- Cliquer sur un groupe (ex. « Marketing »).
- Observer les statuts des différents dossiers.
- Repérer les volumes anormaux dans un état donné (ex. 4 en approbation).
- Vérifier les processus bloqués (suspens, non débutés).
5. Nombre moyen de jours de traitement complet du processus
Ce tableau indique :
- Nombre de dossiers terminés (par unité ou groupe)
- Durée moyenne de traitement (en jours)
- Durée la plus courte
- Durée la plus longue
Exemples :
- Affaires : durée moyenne = 9 jours
- Marketing : durée moyenne = 1 jour
Utilité :
- Évaluer l’efficacité des unités dans leur gestion du processus complet.
- Identifier les équipes où le processus est plus long.
- Détecter les écarts de performance.
Comment l’utiliser :
- Filtrer par période ou par conseiller RH.
- Examiner les durées moyennes.
- Repérer les unités nécessitant des mesures correctives ou un accompagnement.
6. Guide d’utilisation RH — Étapes recommandées
Étape 1 : Sélectionner la période d’analyse
Exemple : année courante ou un trimestre.
Étape 2 : Filtrer par gestionnaire ou conseiller RH si nécessaire
Utile pour suivre un portefeuille particulier.
Étape 3 : Analyser les indicateurs clés
Repérer :
- nombre de dossiers actifs,
- processus terminés ou abandonnés,
- processus en suspens.
Étape 4 : Examiner les trois taux principaux
Comprendre :
- où se situe la majorité des processus,
- la répartition par statut d’emploi,
- le mode de dotation utilisé.
Étape 5 : Étudier le tableau des processus selon leur statut
Repérer :
- les unités qui ont beaucoup de dossiers en cours,
- les dossiers en suspens ou non débutés,
- les tendances par catégorie d’emploi.
Étape 6 : Examiner les délais moyens
Identifier les unités les plus rapides ou les plus lentes.
Étape 7 : Décider des actions RH
Par exemple :
- relancer les gestionnaires,
- accompagner les unités en difficulté,
- analyser les pratiques de dotation selon les modes utilisés.