L’onglet Processus représente le cœur opérationnel du dossier de dotation.
Il affiche le modèle de processus associé au dossier— un enchaînement d’étapes, d’actions et d’activités permettant de suivre le déroulement complet du recrutement du début à la fin.
Lorsqu’un modèle de processus est sélectionné dans l’onglet Spécifications du dossier, il devient le plan directeur appliqué à ce dossier.
- Le modèle définit la structure (étapes, actions, activités).
- Une fois le processus démarré, il n’est plus possible de modifier le modèle associé.
- Les utilisateurs peuvent toutefois agir sur les activités (modifier les statuts, assigner, retirer, etc.).
En résumé : Le modèle est la base fixe, tandis que les activités sont dynamiques et adaptables selon la progression réelle du dossier.
Prendre connaissance des deux billets suivants pour un complétement d’informations:
- -Démarrage d’un dossier
- -Questions organisationnelles à se poser à se poser
Structure du processus
Chaque modèle de processus est préconfiguré dans le module de pilotage Dot+ et comporte jusqu’à trois niveaux hiérarchiques :
| Niveau | Description |
|---|---|
| Étape | Représente un grand bloc du processus (ex. Planifier, Recruter, Choisir). |
| Action | Correspond à une sous-section d’une étape (ex. Sélection du candidat). |
| Activité | Détaille la tâche précise à effectuer (ex. Vérifier les références, Communiquer le nom du candidat retenu). |
Les flèches permettent d’ouvrir ou fermer les niveaux pour faciliter la navigation.
Astuce : Cette structure hiérarchique permet de visualiser facilement l’avancement global tout en suivant chaque action spécifique.
Colonnes principales
Activité
Nom de l’étape, de l’action ou de l’activité selon son niveau dans l’arborescence.
Statut de l’activité
Indique l’état actuel de la tâche :
- Non débuté
- En cours
- Terminé
- Retiré
Le statut “En cours” se déclenche automatiquement lorsque l’activité précédente est terminée, mais l’utilisateur peut aussi modifier manuellement un statut au besoin.
Responsabilité
Indique qui est responsable de la réalisation (Selon la configuration du modèle) :
- Gestionnaire client
- Ressources humaines
Suivi RH
Permet de préciser le niveau RH impliqué si la responsabilité est RH (Termes selon la confirguration du modèle):
Ex:
- Agent
- Soutien
- Technicien
- Conseiller
- Développlement organisationnel
Cette information vous indique l’activité est exécutable par quel corps de métiers dans l’équipe.
Commentaire
Zone libre permettant d’ajouter une note interne pour faciliter le suivi ou les collaborations dans le modèle de processus. Les commentaires appartiennent au modèle et non au dossier donc vous ne pouvez pas l’ajouter directement dans votre dossier. Il faut joindre un commentaire général pour l’activité dans le pilotage du modèle
Aide à la tâche
Affiche un texte de référence ou une consigne associée à l’activité :
par exemple, les étapes à suivre, un rappel de la politique interne ou un lien vers un document explicatif.
Cette colonne sert de mini “mode d’emploi” pour l’utilisateur qui exécute l’activité.
Les aides à la tâche sont pilotable.
Action
Cette icône donne accès au détail de l’activité.
En cliquant dessus, l’utilisateur peut voir :
- Qui a modifié le statut
- À quel moment (date et heure)
- Comment l’avancement de l’activité a évolué dans le temps
Elle joue donc un rôle de porte d’entrée vers les informations détaillées de suivi et de progression de l’activité (formulaire complet + historique).
Suivi et mise à jour en temps réel
L’interface utilise des icônes et couleurs pour aider l’utilisateur à comprendre rapidement l’état d’avancement :
- Vert : activité en cours
- Cercle vide : activité non débutée
- Check : activité terminée
- Icône de retrait : activité retirée
Ces indicateurs facilitent la gestion simultanée de plusieurs activités.
L’onglet Processus permet de suivre l’état d’avancement des activités et de mettre à jour leur statut en fonction de la progression.
Plusieurs activités peuvent être en cours simultanément, selon la logique du modèle appliqué. Cela permet une exécution parallèle des tâches quand le processus le permet.
Avant de débuter l’exécution d’un dossier, il est important de retirer les activités qui ne s’appliquent pas au dossier. En tout temps, il est possible de retirer ou de ré-intégrer une activité durant l’avancement du dossier.
| Statut possible | Signification |
|---|---|
| Non débuté | L’activité n’a pas encore été amorcée. |
| En cours | L’activité est en traitement. Ce statut s’active automatiquement lorsque l’activité précédente est terminée. |
| Terminé | L’activité a été complétée. |
| Retiré | L’activité a été volontairement retirée du processus |
L’onglet affiche également des indicateurs visuels pour suivre l’avancement en temps réel du processus. Chaque fois qu’un statut d’activité est modifié (par exemple, lorsqu’une activité passe de Non débuté à En cours ou de En cours à Terminé), le système recalcule automatiquement le pourcentage d’avancement du processus.
- Les activités terminées sont cochées ou en vert
- Les activités en cours s’affichent en pointe de tarte représentant le pourcentage
- Le pourcentage d’avancement du dossier est calculé automatiquement
Astuce: Ces indicateurs facilitent la supervision des processus en cours et aident à repérer les étapes bloquées ou en retard.
A noter!
Dès qu’une activité du modèle de processus est retirée ou démarrée, il n’est plus possible de changer de modèle de processus. Il faut donc s’assurer de sélectionner le bon modèle et que celui-ci contienne toutes les activités nécessaire pour le traitement et la complétion du dossier.
Bon à savoir
- Le modèle de processus est créé et configuré dans le module Pilotage par les administrateurs RH.
- Une fois appliqué à un dossier, il devient indépendant du modèle d’origine : les ajustements locaux (retrait, ajout, réassignation) n’affectent pas les autres dossiers.
- Le conseiller RH et le gestionnaire client peuvent suivre la progression, mais seuls les rôles RH autorisés peuvent modifier les statuts.