La personnalisation des notifications dans Dot+ permet d’adapter les communications automatiques aux besoins de l’organisation. Pour garantir la cohérence, l’efficacité et la stabilité du système, les pratiques suivantes sont recommandées :
1. Utiliser un titre clair et standardisé
- Indiquer clairement la catégorie (ex. : Approbation, Dossier, Communication, Activité).
- Ajouter l’action ou l’événement précisé (ex. : « Aviser en révision », « Notifier changement de statut »).
Facilite la recherche et évite les doublons.
2. Choisir la bonne catégorie
Sélectionner la catégorie qui correspond réellement au processus déclencheur :
- Approbation
- Dossier
- Affichage / Examen
- Communication
- Activité / Modèle de processus
Assure que la notification sera déclenchée au bon moment.
3. Respecter la langue et maintenir la cohérence linguistique
- Créer une version FR et, si requis, une version EN.
- Uniformiser le ton (professionnel, informatif, clair).
Évite les incohérences dans les communications destinées aux utilisateurs.
4. Utiliser les variables dynamiques disponibles
- Intégrer les variables (ex. : {{demandeur.nom}}, {{dossier.titre}}, {{approbation.date}}).
- Vérifier que chaque variable utilisée existe réellement.
Permet d’envoyer des informations précises et personnalisées.
5. Tester le rendu HTML / texte riche
- Prévisualiser la notification avant activation.
- Vérifier :
- les retours à la ligne,
- les liens hypertexte,
- les tableaux ou puces,
- l’affichage des variables.
Assure un message lisible et professionnel auprès des destinataires.
6. Vérifier les destinataires et les CC
- S’assurer que le message est envoyé à la bonne personne, équipe ou rôle.
- Ajouter uniquement des CC essentiels.
Réduit les risques d’erreur, de surcommunication ou d’envoi d’informations sensibles aux mauvaises personnes.
7. Respecter les règles de confidentialité
- Ne pas inclure d’informations sensibles non nécessaires.
- Limiter les détails RH dans les emails (ex. raisons détaillées d’un rejet).
Garantit la conformité avec les bonnes pratiques en matière de protection des données.
8. Garder un ton neutre, factuel et professionnel
- Éviter les formulations subjectives ou trop informelles.
- Privilégier des messages courts et structurés.
Facilite la compréhension de l’utilisateur.
9. Documenter toute modification
- Noter les changements réalisés (date, auteur, objectif).
- Informer l’équipe pilote lors de modifications majeures.
Maintient une traçabilité et évite les conflits entre versions.
10. Tester la notification dans un environnement de validation
- Déclencher l’action réelle (ex. une approbation, un changement de statut).
- Vérifier :
- le bon déclenchement,
- la bonne version linguistique,
- l’affichage correct des données.
Empêche la mise en production d’un message incorrect ou incomplet.
11. Éviter la duplication des notifications
- Réutiliser les modèles existants lorsque possible.
- Modifier un modèle plutôt que d’en créer un nouveau si le besoin est similaire.
Réduit la complexité et facilite la maintenance.
12. Vérifier la compatibilité avec d’autres règles ou flux
- S’assurer qu’une nouvelle notification ne crée pas un double envoi.
- Vérifier l’impact sur les flux Power Automate ou les règles internes du modèle de processus.
Préserve la stabilité du système.