L’approbation est un processus formel dans lequel une ou plusieurs personnes doivent donner leur accord avant qu’une demande puisse avancer ou être finalisée.
Dans DOT+, ce processus assure que chaque décision liée à une dotation est validée par les bonnes personnes, au bon moment.

Objectif de l’approbation

Le concept d’approbation permet de :

• Garantir la conformité avec les règles internes (RH, finances, structure organisationnelle).
• Assurer un contrôle de qualité des informations soumises.
• Impliquer les bons acteurs dans la validation (gestionnaires, RH, approbateurs hiérarchiques).
• Documenter les décisions de manière traçable pour audit ou suivi.

En bref : L’approbation sert à s’assurer que la demande est correcte, légitime et conforme avant de passer à la prochaine étape.

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Comment fonctionne une approbation dans DOT+ ?

Dans DOT+, l’approbation est un flux séquentiel. Cela signifie que chaque étape doit être complétée avant que la suivante commence.

Chaque approbation comprend :

Un approbateur

Une personne identifiée (gestionnaire, supérieur hiérarchique, RH, etc.) responsable de valider ou de refuser l’étape.

Les informations à examiner

L’approbateur consulte :

• les données de la demande,
• les documents,
• les commentaires du gestionnaire client.

Une action à effectuer

L’approbateur doit choisir parmi plusieurs options :

• Approuver : donne son accord et déclenche l’étape suivante.
• Refuser : met fin au processus, la demande devient inactive.
• Réaffecter : attribue l’étape à une autre personne.
• Envoyer en révision : retourne la demande au gestionnaire client pour modification.

Chaque action est enregistrée dans l’historique pour assurer la transparence et la traçabilité.

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Principes clé de l’approbation

1. Une étape à la fois

Un seul approbateur agit à la fois.
Tant qu’il n’a pas traité la demande, personne d’autre ne peut avancer dans la chaîne.

2. Un ordre prédéfini

La chaîne d’approbation est générée automatiquement selon :

• la structure organisationnelle,
• le type de formulaire,
• la logique RH.

L’ordre suit généralement une hiérarchie (ex. : gestionnaire immédiat → supérieur → RH).

3. Une demande verrouillée

Lorsqu’elle est en approbation :

• les données ne peuvent plus être modifiées par le gestionnaire client,
• sauf si un approbateur l’envoie en révision.

4. Une traçabilité complète

Chaque décision est :

• enregistrée,
• horodatée,
• associée à l’approbateur.

DOT+ conserve un historique complet permettant de retracer tout le cycle.

5. Des notifications automatisées

Pour chaque étape :

• l’approbateur reçoit une alerte (Outlook, Teams, DOT+),
• des rappels sont envoyés après un délai d’inactivité.