Pourquoi et comment les utiliser ?
DOT+ permet d’exporter un modèle de processus pour le sauvegarder, le transférer ou l’utiliser dans un autre environnement, puis de l’importer de nouveau selon les besoins.
Cette fonctionnalité est essentielle pour assurer la continuité, la réutilisation et la qualité des configurations du pilotage RH.
1. Raisons d’exporter ou d’importer des modèles de processus
Voici les principales situations où l’exportation/importation est recommandée.
1.1. Sauvegarde avant modification majeure (bonne pratique essentielle)
Lorsque vous devez apporter une modification importante au modèle :
- restructuration complète du flux,
- ajout ou retrait de nombreuses activités,
- changement du type d’embauche,
- refonte des responsabilités ou du séquencement.
Exporter le modèle permet de conserver une version de sauvegarde (backup).
Avantages :
- possibilité de revenir à une version antérieure ;
- sécurisation contre les erreurs ;
- historique clair des versions.
1.2. Déployer un modèle d’un environnement à un autre
Si vous utilisez plusieurs environnements :
- Développement / Test / Pré-production / Production,
- partenariat avec Idexia ou TI,
- migration ou mise en place d’un nouveau tenant.
L’exportation permet de transférer un modèle développé dans un environnement vers un autre sans devoir le reconstruire manuellement.
1.3. Reproduire un modèle existant pour un autre organisme ou division
Exemple :
- Un ministère souhaite répliquer un modèle de dotation pour une autre direction.
- Une équipe RH veut utiliser le même processus, avec adaptations, dans une autre unité.
Avantages :
- cohérence des pratiques RH,
- réduction du temps de configuration,
- diminution des risques d’erreur humaine.
1.4. Archivage des modèles
Pour conserver une copie des modèles utilisés à des fins :
- d’audit,
- de conformité,
- de documentation interne,
- de traçabilité historique.
Ceci est important surtout lors de changements organisationnels.
1.5. Préparer une version
Il est parfois plus facile :
- d’exporter un modèle,
- d’appliquer dans Excel les modifications ou la création
- De numéroter l’ordre
- de l’importer
2. Procédure – Exporter un modèle de processus
Voici les étapes détaillées.
Étape 1 – Accéder à la liste des modèles
- Aller dans Pilotage
- Cliquer sur Modèles de processus
Étape 2 – Ouvrir le modèle à exporter
- Cliquer sur le titre du modèle
- Vous arrivez dans l’écran détaillé du modèle
Étape 3 – Exporter le modèle
- Dans la barre d’action (haut de l’écran), cliquer sur :
… → Exporter - Le système génère un fichier d’exportation (format JSON ou ZIP selon configuration).
- Enregistrer le fichier de manière sécurisée.
Il est recommandé de nommer le fichier avec une date et une version, ex. :ModeleSimple_v2025-01-12.zip
3. Procédure – Importer un modèle de processus
Étape 1 – Retourner à l’écran des modèles de processus
- Menu Pilotage
- Onglet Modèles de processus
Étape 2 – Cliquer sur Importer
- Sélectionner le fichier précédemment exporté
- Choisir les options (si disponibles) :
- Créer un nouveau modèle
- Remplacer un modèle existant
- Importer avec un nom différent
Étape 3 – Ajuster le modèle importé
Une fois importé, ouvrir le modèle pour :
- vérifier les activités,
- ajuster les responsabilités,
- revoir les notifications,
- s’assurer que l’ordre des activités est cohérent,
- renommer le modèle si nécessaire.
Point de vigilance important
Importer un modèle par-dessus un modèle existant peut ALTÉRER tous les dossiers déjà associés à ce modèle.
Il est donc fortement recommandé de :
-importer le modèle sous un nouveau nom
-tester le modèle avant activation
-ne jamais écraser un modèle en production sans sauvegarde préalable