Le formulaire stagiaire/étudiant sert à initier une demande de dotation pour un emploi étudiant ou un stage dans Dot+.
Il est conçu pour faciliter la gestion des programmes étudiants, stages coopératifs ou emplois saisonniers, avec un processus simplifié et des champs adaptés au contexte académique.
Comme pour le formulaire régulier, il est divisé en quatre étapes (Informations → Documents → Approbation → Dossier), mais contient moins de champs obligatoires afin de simplifier la saisie et accélérer le traitement.
Identification du besoin
Cette section vise à décrire le besoin temporaire à combler et à identifier les personnes responsables du dossier.
| Champ | Description |
|---|---|
| Numéro de demande | Généré automatiquement dès l’enregistrement. Sert de référence unique. |
| Demandeur | Nom de la personne qui crée la demande (rempli automatiquement selon l’utilisateur connecté). |
| Gestionnaire client | Responsable du service ou du projet où le stagiaire sera affecté. Champ obligatoire. Un seul utilisateur. Est connecté sur l’active directory. L’utilisateur doit avoir une licence Dot+ pour être sélectionnable |
| Collaborateurs | Permet d’ajouter d’autres utilisateurs (par ex. un collègue RH ou un superviseur de stage). |
| Unité requérante | Département ou direction qui demande le stagiaire. Champ obligatoire. |
| Définition du besoin | Brève description du mandat ou de la nature du travail à réaliser par le stagiaire. |
| Personne visée | Si un étudiant est déjà identifié, indiquez son nom ici (facultatif). |
| Justification du besoin | Permet d’expliquer la raison du recrutement (ex. besoin temporaire, projet spécifique, programme d’intégration). |
| Session visée | Indique la période du stage ou de l’emploi (ex. Été 2025, Automne 2025). |
| Nombre d’heures par semaine | Nombre d’heures prévues pour le stagiaire ou l’emploi étudiant. |
Astuce : Cette section sert à contextualiser la dotation étudiante : elle remplace les notions de “remplacement” et “poste permanent” du formulaire régulier.
Description du poste
Cette section précise les informations relatives au poste temporaire ou au stage.
| Champ | Description |
|---|---|
| Classe d’emploi | Niveau ou catégorie attribuée au stage (selon la grille interne ou le programme d’études). Champ obligatoire. |
| Titre de l’emploi | Intitulé du poste ou du stage (ex. “Stagiaire en communication”, “Assistant en laboratoire”). Champ obligatoire. |
| Statut d’emploi | Indique si l’emploi est à temps plein, partiel ou saisonnier. |
| Nombre de poste | Nombre de stagiaires à recruter pour ce mandat (utile pour les cohortes). |
| Disciplines pertinentes pour l’emploi | Programmes d’études visés (ex. administration, informatique, génie, ressources humaines). |
| Scolarité minimale exigée par l’emploi | Niveau de formation requis (ex. cégep en cours, université 1er cycle, maîtrise). |
| Autres particularités de l’emploi ou du stage | Détails complémentaires (ex. télétravail, conditions spéciales, projet spécifique). |
| Commentaires généraux | Section libre pour ajouter toute information utile au service RH (ex. durée du stage, compétences souhaitées). |
En résumé : Cette section permet de documenter le profil recherché et le contexte du stage, facilitant la recherche ou la validation des candidatures par le service RH.
Capacité budgétaire
Cette section vérifie la disponibilité financière pour accueillir le ou les stagiaires.
| Champ | Description |
|---|---|
| Dotation de l’emploi à l’intérieur de la masse salariale déterminée ? | Indique si la rémunération du ou des stagiaires est couverte par le budget ou les programmes de financement disponibles. (Oui / Non) |
Astuce : Ce champ confirme que le recrutement étudiant respecte les enveloppes budgétaires déjà prévues pour les programmes de stage ou d’emploi saisonnier.
Cheminement du formulaire
Une fois le formulaire rempli :
- Enregistrez votre demande pour générer son numéro unique.
💬 En clair :
Le processus est plus court et allégé que celui d’un poste régulier, car il ne nécessite pas de stratégie de comblement ni de numéro de poste permanent.
Bon à savoir
- Les champs marqués d’un astérisque (*) doivent être remplis pour enregistrer la demande.
- Ce formulaire est conçu pour faciliter la planification et la traçabilité des stages.
- Il est particulièrement utile pour les organisations accueillant plusieurs stagiaires par session (automne, hiver, été).
- Les données saisies ici alimentent aussi les rapports de suivi RH et Power BI pour les programmes étudiants.