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Espace de communication

L’Espace de communication est un module intégré au dossier dans Dot+ qui sert à centraliser et historiser tous les échanges importants liés à un processus de dotation.
Il permet une communication transparente entre les acteurs RH et les gestionnaires, tout en conservant une trace complète et permanente de tous les messages.

1. De quoi est constitué le formulaire de communication ?

L’interface se divise en trois zones principales :

A. Zone de rédaction (zone principale)

C’est l’espace où vous rédigez votre message.
Il s’agit d’un éditeur de texte enrichi, qui permet :

  • Formatage du texte : gras, italique, souligné, listes, indentation.
  • Insertion de liens.
  • Mise en forme globale pour structurer le message.

Cette zone constitue l’équivalent d’un courriel interne, mais conservé dans le dossier.

B. Sélection des destinataires

Sous la zone de rédaction, vous devez choisir à qui envoyer le message :

  • Aviser le gestionnaire et les collaborateurs
  • Aviser les ressources humaines

❗ Important :
Si aucun destinataire n’est sélectionné pour la notification, personne ne sera notifié.

C. Historique des communications

Sous la zone de rédaction s’affiche l’historique complet des communications, incluant :

  • l’auteur du message,
  • sa fonction,
  • la date et l’heure,
  • le contenu exact rédigé.

Cet historique est non modifiable et conservé à vie dans le dossier.
Il constitue un registre officiel des échanges.

D. Notifications des activités et notifications automatisées (colonne de droite)

Cette colonne affiche :

1. Notifications des activités

  • Affiche les notifications générées automatiquement par les activités du processus (si activées).
  • Permet un suivi détaillé de l’état d’avancement.

2. Autres notifications automatisées

  • Liste les notifications créées par le système (ex : création d’un dossier, changement de statut…).
  • Montre le statut (traité / en attente) et la date d’envoi.
  • Trace permanente des communications automatiques.

2. Comment utiliser le module Espace de communication ?

Voici les étapes recommandées :

Étape 1 — Rédiger votre message

  • Cliquez dans la zone « Écrire votre message ».
  • Utilisez l’éditeur de texte pour structurer clairement l’information.
  • Relire le message avant envoi.

Étape 2 — Sélectionner les destinataires

C’est obligatoire.

Vous pouvez :

  • notifier seulement les RH,
  • ou le gestionnaire et les collaborateurs,
  • ou les deux.

Étape 3 — Envoyer le message

  • Cliquez sur Envoyer.
  • Le message s’ajoute à l’historique et une notification est envoyée aux destinataires sélectionnés.

Étape 4 — Consulter l’historique

  • Tous les messages sont affichés par date, du plus récent au plus ancien.
  • Impossible de modifier ou supprimer un message après envoi.

Étape 5 — Consulter les notifications automatisées

  • Cette zone vous informe des messages envoyés automatiquement par le système (dotation, changement de statut, activités…).

3. Bonnes pratiques de rédaction dans l’Espace de communication

L’Espace de communication est un registre officiel, durable et consultable par plusieurs rôles.
Il est essentiel de respecter certaines règles.

A. Attention aux informations sensibles

N’inscrivez jamais :

  • des informations médicales,
  • des données disciplinaires,
  • des éléments liés à la performance du gestionnaire ou d’un employé,
  • des discussions confidentielles hors dotation.
  • NAS, Date de naissance
  • Etc.

Dot+ n’est pas un système de gestion des dossiers RH confidentiels.

B. Tout message est enregistré à vie

  • Aucun message ne peut être modifié ou supprimé.
  • Chaque message fait partie de l’historique officiel.

Ce que vous écrivez :

  • peut être lu plus tard par d’autres conseillers RH, des gestionnaires, ou des auditeurs.
  • fait partie intégrante du dossier et peut être utilisé en analyse.

Adopter un ton professionnel et factuel est essentiel.

C. Vocabulaire à privilégier

Utiliser un vocabulaire :

  • neutre,
  • professionnel,
  • orienté vers les faits et non les opinions,
  • clair et synthétique.

Exemples :

  • ✔ « Nous attendons la validation du gestionnaire avant de lancer l’affichage. »
  • ✔ « Le candidat a refusé l’offre. Nous procédons à la relance du processus. »
  • ✘ « Le gestionnaire ne répond jamais. »
  • ✘ « Candidat difficile, je ne le sens pas du tout. »

E. Quand utiliser l’Espace de communication ?

À utiliser pour :

  • informer les RH ou le gestionnaire d’un changement important,
  • clarifier une instruction,
  • confirmer une action (affichage, examen, sélection…),
  • consigner une information utile au traitement du dossier.

À éviter pour :

  • discussions longues (préférer Teams/téléphone),
  • commentaires sensibles,
  • gestion des conflits.

3. Qui a accès à l’Espace de communication ?

L’accès à l’Espace de communication dépend des rôles et permissions définis dans votre organisation.
Comme il s’agit d’un module où sont consignés des échanges formels et permanents, l’accès est volontairement restreint.

Voici les règles générales :

1. Conseiller RH (Rôle RH principal) — ACCÈS COMPLET

Le Conseiller RH dispose de droits complets :

  • Peut lire tous les messages.
  • Peut rédiger, envoyer, notifier et consulter l’historique.
  • Peut voir les notifications automatisées.
  • Peut aviser les gestionnaires et les collaborateurs.
  • Peut utiliser l’Espace de communication à toutes les étapes du dossier.

👉 C’est le rôle principal responsable des communications officielles dans Dot+.

2. Gestionnaire client et collaborateurs associés au dossier — ACCÈS EN LECTURE + NOTIFICATION

Selon la configuration de votre organisation, le gestionnaire client et ses collaborateurs :

✔ peuvent lire les messages les concernant,
✔ peuvent recevoir les notifications (si le Conseiller RH les sélectionne),

✔peuvent rédiger un message

Cela permet :

  • d’informer le gestionnaire des suivis,
  • sans lui donner la possibilité de modifier l’historique officiel.

3. Accès restreint pour les autres rôles

Toutes les autres personnes (employés, utilisateurs sans rôle RH ou gestionnaire, partenaires externes) qui ne sont pas assignés au dossier :

  • ✘ n’ont aucun accès à l’espace de communication,
  • ✘ ne peuvent pas lire les messages,
  • ✘ ne peuvent pas recevoir de notifications via ce module.

5. Avantages du module communication

  • Trace complète et permanente de toutes les communications.
  • Transparence entre les parties prenantes.
  • Communication centralisée dans un seul endroit.
  • Réduction des pertes d’information entre les intervenants RH.
  • Support à l’audit et aux suivis organisationnels.
  • Amélioration de la collaboration RH / gestionnaires.