❌ 1. Créer des équipes dans la mauvaise division
Problème : Une équipe assignée à la mauvaise division n’hérite pas des bons rôles et ne peut pas accéder aux données du module.
Conséquence : L’équipe ne voit pas les dossiers ou ne peut pas approuver.
Bonne pratique : Vérifier systématiquement la division parent lors de la création de l’équipe.
❌ 2. Oublier d’assigner des rôles à l’équipe
Problème : L’équipe existe, mais ses membres n’ont aucun accès fonctionnel additionnel.
Conséquence : Les approbateurs, gestionnaires ou conseillers RH ne voient rien ou ne peuvent pas exécuter leurs actions.
Bonne pratique : Toujours ajouter les rôles après création de l’équipe.
❌ 3. Dépendre uniquement des rôles individuels
Problème : Les administrateurs pensent que les rôles personnels suffisent.
Conséquence : La sécurité devient incohérente, difficile à maintenir et sujette à erreur.
Bonne pratique : Favoriser les rôles assignés aux équipes, puis ajouter des exceptions si nécessaire.
❌ 4. Modifier la division d’un utilisateur sans ajuster ses rôles
Problème : L’utilisateur change de division mais garde d’anciens rôles non pertinents.
Conséquence : Accès trop larges ou insuffisants, incohérence dans les approbations.
Bonne pratique : Après un changement de division → revoir les rôles associés.
❌ 5. Utiliser des noms d’équipe peu clairs
Problème : Les équipes se nomment « Test », « RH2 », « Approbation 2022 », etc.
Conséquence : Impossible de comprendre leur fonction lors des configurations ou audits.
Bonne pratique : Adopter une nomenclature uniforme, ex. :
- « RH – Conseillers »
- « Approbation – Direction RH »
- « Gestion – Dotation Ouest »
❌ 6. Créer trop d’équipes pour des besoins temporaires
Problème : Multiplication inutile des équipes (surtout d’équipes d’accès).
Conséquence : Complexité et risque d’utilisation par erreur.
Bonne pratique : Utiliser des équipes permanentes et mettre à jour leurs membres.
❌ 7. Suppression d’une division sans vérifier les dépendances
Problème : Tenter de supprimer une division contenant encore des équipes, utilisateurs ou sous-divisions.
Conséquence : Erreurs système, opération bloquée.
Bonne pratique : Toujours vérifier :
- Équipes associées
- Utilisateurs actifs
- Sous-divisions présentes
❌ 8. Oublier que les équipes Microsoft 365 n’ont pas les mêmes capacités
Problème : Ajouter une équipe M365 en pensant qu’elle fonctionnera comme une équipe propriétaire.
Conséquence : Permissions limitées, incapacité à posséder des dossiers.
Bonne pratique : Utiliser des équipes propriétaires Dataverse pour tous les scénarios Dot+.
❌ 9. Mauvaise configuration de la chaîne d’approbation
Problème : Une équipe est sélectionnée alors que ses membres n’ont pas les rôles Dot+ nécessaires.
Conséquence : Les approbations n’arrivent pas ou personne ne peut les traiter.
Bonne pratique : Vérifier que l’équipe choisie a les rôles Dot+ – Approbateur ou équivalent.
❌ 10. Confusion entre “division” et “équipe”
Problème : Utiliser une division pour un besoin fonctionnel, ou créer une équipe pour diviser la structure organisationnelle.
Conséquence : Structure de sécurité incohérente.
Bonne pratique :
- Division = structure officielle
- Équipe = groupe fonctionnel / de travail