Le démarrage d’un dossier dans Dot+ est une étape stratégique qui assure la bonne mise en route du processus de dotation. Le rôle du Conseiller RH est central : il crée, prépare et structure le dossier afin de garantir un suivi efficace et conforme aux pratiques de l’organisation.
Cette méthodologie vous guide dans les questions à vous poser et les actions à réaliser dès l’ouverture d’un nouveau dossier.
Méthodologie — Grandes actions du Conseiller RH
Voici les étapes à réaliser dès qu’un dossier est créé ou assigné au Conseiller RH.
1. Création du dossier par le Conseiller RH
Le Conseiller RH (à vous de déterminer qui dans l’équipe RH) :
- crée un nouveau dossier à partir de la demande approuvée ;
- vérifie que les informations de la demande sont conformes (poste, classe d’emploi, unité, nombre de postes visés, etc.).
2. Assignation du Conseiller RH
Dans la section Intervenants du dossier :
- assigner le Conseiller RH responsable ;
- ajouter, au besoin, le technicien RH ou l’équipe RH impliquée.
👉 Cette étape permet l’envoi automatique de notifications et garantit les permissions nécessaires.
3. Révision des collaborateurs clients
Le Conseiller RH valide et ajuste :
- le gestionnaire client ;
- les collaborateurs (assistants, direction, etc.) associés au dossier ;
- l’unité requérante.
Cette étape assure que les bonnes personnes pourront consulter et intervenir sur le dossier.
4. Assignation du modèle de processus
Dans Spécifications du dossier :
- sélectionner le modèle de processus approprié (régulier, étudiant, cohorte, embauche multiple, etc.) ;
- vérifier que le processus reflète la réalité du poste et les règles organisationnelles.
⚠️ Attention :
Une fois le processus démarré, il ne sera plus possible de changer le modèle.
5. Création des dossiers dans Documents
Dans l’onglet Documents :
- créer la structure SharePoint associée au dossier ;
- ajouter au besoin les documents initiaux (profil d’emploi, justification, échanges clés).
Cette étape permet :
- la création automatique du répertoire SharePoint,
- une organisation cohérente des documents pour tout le cycle de dotation.
6. Nettoyage du modèle de processus assigné
Dans l’onglet Processus :
- retirer les activités non pertinentes ;
- valider les responsabilités ;
- ajouter des commentaires ou de l’aide à la tâche ;
- vérifier que l’ordre des activités reflète bien le processus réel.
Cette action garantit que le processus soit :
- clair,
- pertinent,
- adapté au poste,
- sans étapes inutiles
En résumé
Le démarrage d’un dossier par le Conseiller RH suit une méthodologie claire :
- Créer le dossier
- Assigner les intervenants
- Valider les collaborateurs
- Sélectionner le bon modèle de processus
- Générer la structure documentaire
- Adapter et nettoyer le processus