Le dossier de dotation est le cœur du processus RH dans Dot+.
Il regroupe toutes les informations, documents et suivis relatifs à un processus de dotation, depuis la validation d’une demande jusqu’à la sélection finale d’un candidat.
En d’autres mots : Le dossier est la version active et opérationnelle d’une demande approuvée.
C’est l’endroit où l’équipe RH et les gestionnaires collaborent, suivent et complètent toutes les étapes du recrutement.
Le dossier est structuré en 8 sections principales, accessibles via les onglets en haut de la page :
| Section | Description |
|---|---|
| Spécifications du dossier | Contient toutes les informations générales sur le poste, la dotation et les intervenants. |
| Candidat | Regroupe les informations liées à la ou aux personnes candidates (sélection, validation, etc.). |
| Affichages / Examens | Sert à gérer les affichages de poste et les examens ou évaluations associés. |
| Documents | Permet de déposer, consulter ou télécharger tous les fichiers liés au dossier (CV, évaluations, offres, etc.). |
| Processus | Contient le modèle de processus attribué et affiche la progression étape par étape. |
| Espace de communication | Espace d’échanges internes entre RH et gestionnaires pour suivre les décisions et les commentaires. |
| Notes RH | Section confidentielle réservée aux ressources humaines pour documenter les observations internes. |
| Historique | Liste toutes les actions, modifications et étapes complétées dans le dossier. |
Formulaire de dossier
Dans Dot+, la gestion du dossier de dotation peut se faire à partir de deux modèles de formulaires différents, selon la version utilisée par votre organisation :
- la version Dot+ 365 (M365)
- la version Dot+ Candidat
Ces deux approches reposent sur le même principe de suivi du processus de dotation, mais elles diffèrent par la façon de gérer les informations sur les candidats et la structure du dossier.
💬 En d’autres mots :
La différence principale réside dans l’endroit où sont gérées les données du candidat et dans la manière dont chaque candidature est suivie à l’intérieur du dossier.
1. Le formulaire Dot+ 365 (M365)
Le formulaire M365 est la version intégrée de base du dossier dans la Power Platform.
Ici, les informations sur la personne candidate sont incluses directement dans les spécifications du dossier.
- Toutes les données sont centralisées dans un seul et même formulaire.
- Les champs liés au candidat (nom, date d’entrée, validations, etc.) se trouvent dans la section Spécifications du dossier.
- Peu importe le nombre de postes à combler, le dossier ne permet de gérer qu’un seul candidat à la fois.
- Le suivi du recrutement se fait donc à l’échelle du dossier, et non à celle du candidat.
Exemple : Si vous avez 3 postes identiques à pourvoir, vous devrez soit créer un seul dossier pour un candidat spécifique, soit ouvrir plusieurs dossiers distincts — un par personne sélectionnée.
2. Le formulaire Dot+ Cohorte et Embauches Multiples
La version Dot+ Candidat introduit une approche plus évoluée et modulaire.
Ici, le suivi des candidatures se fait en dehors des spécifications du dossier, dans un module distinct dédié à la gestion des candidats.
- Le dossier conserve les informations générales sur le poste et le processus de dotation (titre, unité, intervenants, affichages, etc.).
- Les informations liées aux candidats (identité, statut, résultats d’entrevue, validations, etc.) sont gérées dans un module séparé, nommé Candidat.
- Ce module permet de lier plusieurs candidatures à un même dossier, tout en suivant le processus individuellement pour chaque personne.
Exemple : Si vous affichez un poste et recevez 5 candidatures, vous pouvez gérer ces 5 personnes dans le même dossier, chacune suivant son propre parcours de recrutement (examen, entrevue, sélection, refus, etc.).
Comparatif rapide
| Caractéristique | Dot+ 365 (M365) | Dot+ Cohortes |
|---|---|---|
| Lieu des infos sur le candidat | Dans les spécifications du dossier | Dans un module candidat séparé |
| Nombre de candidats gérés | Un seul par dossier | Plusieurs par dossier |
| Suivi du processus | Global (niveau dossier) | Individuel (niveau candidat) |
| Complexité de gestion | Simple et centralisée | Avancée et détaillée |
| Type de dotation visé | Postes réguliers, dotations uniques | Cohortes, embauches multiples, concours |
| Flexibilité | Limitée au dossier unique | Élevée – permet plusieurs parcours candidats |
Bon à savoir
- Un dossier ne peut être créé qu’à partir d’une demande approuvée.
- Les informations de la demande sont copiées automatiquement, mais peuvent être ajustées dans le dossier.
- Les droits d’accès au dossier dépendent du rôle : RH, gestionnaire, collaborateur, etc.
- La progression du dossier est pilotée par le modèle de processus attribué lors de la création.