La chaîne d’approbation est le mécanisme de validation hiérarchique automatisé dans Dot+ qui permet d’assurer qu’une demande de dotation est examinée et autorisée par les personnes responsables avant de passer à l’étape suivante.
Concrètement, elle définit l’ordre dans lequel les approbateurs doivent intervenir — par exemple :
- Le supérieur immédiat du demandeur,
- Le supérieur hiérarchique,
- Puis l’équipe RH ou la direction, selon les règles de l’organisation.
Chaque approbateur reçoit une notification lui demandant d’examiner la demande.
Il peut ensuite accepter, refuser, réaffecter ou retourner en révision la demande, selon le contenu et les informations fournies.
Lorsqu’une approbation est en attente, le système inscrit En attente d’approbation
En d’autres mots : La chaîne d’approbation agit comme un circuit de validation contrôlé, qui garantit que chaque demande suit le bon chemin décisionnel avant d’être approuvée et transformée en dossier de dotation.
Pourquoi la chaîne d’approbation est importante
La chaîne d’approbation :
- garantit que chaque demande est validée au bon niveau hiérarchique ;
- assure la conformité aux politiques RH et budgétaires ;
- évite les erreurs ou les décisions unilatérales ;
- favorise la transparence et la responsabilité dans le processus de dotation.
En résumé : La chaîne d’approbation est le cœur du processus de validation dans Dot+.
Elle automatise la circulation des demandes, sécurise les validations et conserve l’historique de chaque décision pour un suivi clair et complet.
Actions possibles d’approbation
| Action | Description |
|---|---|
| Approuver la demande | Valide la demande et permet au flux de passer à l’approbateur suivant. |
| Refuser la demande | Interrompt le processus ;fin de la demande. Elle devient en lecture seule, inactive. Fin de son cycle de vie. |
| Réaffecter la demande | Permet de réaffecter à un autre signataire la demande. Utile si erreur d’assignation, gestion des vacances ou remplacement par interim. |
| En révision | L’approbateur peut demander au gestionnaire client de réviser le contenu de sa demande afin d’appliquer des correctifs et de redémarrer la chaîne d’approbation par la suite. |
Astuce: Les commentaires ajoutés par les approbateurs sont visibles dans l’historique et permettent une traçabilité complète des décisions.
Niveaux d’approbation
Le nombre de niveaux d’approbation (1,2,3,4,5, etc.), le nom de chaque niveau (ex. Supérieur immédiat, Direction, RH, Finance) ainsi que le caractère obligatoire ou non de ces approbations pour déclencher la chaîne d’approbation varie d’une organisation à l’autre.
Ces paramètres sont définis lors de la configuration de Dot+ selon la structure organisationnelle, les politiques internes et les processus RH propres à chaque établissement.
Ainsi :
- Une organisation peut avoir deux niveaux d’approbation, tandis qu’une autre en comptera trois ou quatre.
- Les intitulés des niveaux peuvent différer selon la hiérarchie interne ou la terminologie utilisée (ex. “Supérieur hiérarchique” vs “Gestionnaire responsable”).
- Certains niveaux peuvent être obligatoires (ex. approbation RH), tandis que d’autres peuvent être facultatifs ou activés uniquement selon le type de poste ou de demande.
Approbateur »Équipe »
Dans Dot+, un approbateur n’est pas toujours une seule personne :
il peut aussi s’agir d’une équipe d’utilisateurs. Ce mécanisme permet de rendre le processus plus flexible, surtout lorsque plusieurs personnes peuvent approuver une demande dans un même service.
Un approbateur équipe est un groupe d’utilisateurs configuré dans le module Pilotage > Équipes.
Une équipe peut représenter, par exemple :
- un service RH
- une équipe administrative
- un groupe de gestionnaires
- un regroupement par rôle (Techniciens RH, Agents de soutien, etc.)
Cette équipe peut être assignée à n’importe quel niveau de la chaîne d’approbation.
En résumé : La chaîne d’approbation dans Dot+ est entièrement personnalisée pour refléter la réalité et les règles de gouvernance propres à chaque organisation, garantissant un processus de validation aligné sur vos pratiques internes.
Fonctionnement dans la chaîne d’approbation équipe
Lorsqu’un niveau d’approbation est configuré avec une équipe comme approbateur :
1. Un seul niveau, plusieurs personnes éligibles
Tous les membres de l’équipe sont considérés comme approbateurs potentiels pour ce niveau.
2. Envoi de la demande d’approbation
Dot+ peut envoyer la notification d’approbation de 2 façons, selon la configuration de l’équipe dans le module Pilotage :
A — Envoi à TOUS les membres de l’équipe
Si l’équipe est configurée en mode “utilisateurs individuels” :
- Chaque membre reçoit une notification
- Chaque membre voit la demande dans sa liste “À approuver”
- La première personne qui approuve fait avancer la chaîne
- L’approbation n’a pas besoin d’être faite par tous
Ce mode est idéal pour :
- les équipes de soutien
- les groupes où le premier disponible répond
- éviter les blocages lorsqu’une personne est absente
B — Envoi au COURRIEL de l’équipe
Si l’équipe est configurée avec un courriel partagé (ex.: rh@organisation.com) :
- Une seule notification est envoyée à l’adresse partagée
- Les membres consultent la boîte courriel commune
- Tout membre peut se connecter dans Dot+ pour approuver
Ce mode est idéal lorsque :
- la gestion du courrier est centralisée
- l’équipe fonctionne via une boîte commune
- l’organisation veut limiter la multiplication des courriels individuels
Qui peut approuver réellement ?
Même si plusieurs personnes reçoivent l’approbation :
- Une seule approbation suffit pour passer au niveau suivant
- L’historique indique qui a approuvé (la personne, pas l’équipe)
- Le niveau est considéré comme complété pour toute l’équipe
Comment Dot+ choisit le premier approbateur?
Dot+ ne choisit pas.
La première personne de l’équipe qui clique sur Approuver, Refuser, Réaffecter ou En révision devient officiellement l’approbateur pour ce niveau.
Tous les autres membres voient ensuite le statut mis à jour.
Avantages d’utiliser une équipe comme approbateur
| Avantage | Description |
|---|---|
| Continuité de service | Pas d’arrêt si un membre est absent. |
| Flexibilité | Le premier disponible approuve. |
| Fluidité | Aucun blocage lié à un individu spécifique. |
| Réduction des délais | La demande circule plus rapidement. |
| Gestion centralisée | Parfait pour les équipes avec courriel partagé. |