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Module Cohorte et Embauches multiples – Procédures étape par étape

Cette section décrit, du point de vue de l’utilisateur RH, l’ensemble des actions à réaliser pour traiter une candidature dans DOT+, selon tous les scénarios possibles : admissibilité, acceptation ou refus de la proposition, confirmation ou désistement, intégration ou absence, et finalisation.

Avant toute manipulation, veuillez accéder à la candidature à traiter :

  1. Ouvrez le module Candidatures.
  2. Sélectionnez Toutes les candidatures.
  3. Cliquez sur la candidature désirée pour ouvrir sa fiche détaillée.
  4. Utilisez le fil d’étapes en haut de l’écran pour progresser dans le processus.

1. Identifier la personne candidate

Identifier la personne candidate

(Étape : Identification)

  1. Saisir le prénom et le nom
  2. Associer le numéro de dossier si ce n’est déjà fait par le système
  3. Inscrire les informations complémentaires applicable ( No Candidat EEL et Mo d’origine)
  4. Cliquer sur Phase suivante

2. Valider l’admissibilité de la personne candidate

Déterminer si la personne candidate est admissible ou non admissible

(Étape : Validation)

  1. Saisir les information de validation de la personne

A. Déclarer une personne candidate admissible

  1. Cliquez sur l’étape Validation dans le fil d’étapes.
  2. Remplissez les champs demandés (statut, résultats d’enquêtes, examens, validations administratives, etc.).
  3. Dans le champ La conformité du dossier d’embauche de la personne, sélectionnez une valeur indiquant la conformité.
  4. Dans Candidature admissible ?, laissez la valeur Oui.
  5. Cliquez sur Phase suivante.
    • La candidature progresse vers l’étape Proposition.

B. Déclarer une personne candidate non admissible

  1. Cliquez sur Validation.
  2. Saisissez les informations nécessaires sur les vérifications effectuées.
  3. Sélectionnez une valeur non conforme dans La conformité du dossier d’embauche.
  4. Passez Candidature admissible ? à Non.
  5. Cliquez sur Phase suivante.
    • DOT+ oriente automatiquement la candidature vers le statut final : Refus.

2.Traiter l’acceptation ou le refus de la proposition

(Étape : Proposition)

Cette étape s’active uniquement si la candidature a été jugée admissible.

A. Le candidat accepte la proposition

  1. Cliquez sur Proposition.
  2. Complétez les champs requis :
    • NAS candidat (si applicable)
    • Date de naissance
    • La proposition est conforme et validée ?
    • La proposition a été transmise ?
  3. Dans Décision face à la proposition, sélectionnez Acceptée.
  4. Cliquez sur Phase suivante.
    • La candidature passe à l’étape Confirmation.

B. Le candidat refuse la proposition

  1. Cliquez sur Proposition.
  2. Complétez les champs demandés.
  3. Dans Décision face à la proposition, sélectionnez Refusée.
  4. Cliquez sur Phase suivante.
    • La candidature est orientée vers un statut final de Refus.

3.Confirmer la candidature ou déclarer un désistement

(Étape : Confirmation)

A. Le candidat est confirmé

  1. Cliquez sur Confirmation.
  2. Renseignez les champs obligatoires :
    • Date d’entrée en fonction
    • Horaire de travail
    • Lieu de travail
    • Nom du supérieur immédiat
    • Signataire de l’acte de nomination
  3. Assurez-vous que le champ Désistement ? est sur Non.
  4. Cliquez sur Phase suivante.
    • La candidature passe à l’étape Intégration.

B. Le candidat se désiste

  1. Cliquez sur Confirmation.
  2. Saisissez les informations requises.
  3. Passez Désistement ? à Oui.
  4. Ajoutez au besoin une note dans Notes RH.
  5. Cliquez sur Phase suivante.
    • La candidature est dirigée vers un statut final de Refus / Désistement selon le modèle.

4. Intégrer la personne candidate ou déclarer son absence

(Étape : Intégration)

  1. Cliquez sur Intégration.
  2. Remplissez les champs :
    • No poste
    • Date d’intégration
    • Transmission du contenu d’accueil ?
    • Personne présente lors de l’intégration

A. La personne candidate est présente

  1. Laissez Personne présente lors de l’intégration = Présente.
  2. Cliquez sur Phase suivante.
    • La candidature passe à l’étape Finalisation.

B. La personne candidate est absente

Dans ce cas, une tuile supplémentaire apparaît.

  1. Sélectionnez Absente dans Personne présente lors de l’intégration ?
  2. Cliquez sur Phase suivante.
    • L’étape Absence devient active.

Compléter l’étape “Absence”

  1. Cliquez sur la tuile Absence dans le fil.
  2. Renseignez les champs :
    • Confirmation de l’absence par le gestionnaire immédiat ?
    • Personne candidate rejointe pour confirmer l’absence ?
    • Accès informatiques et physiques suspendus ?
    • Justification de l’absence
  3. Enregistrez.

Selon les règles en place :

  • l’absence peut mener à un refus,
  • ou permettre un autre suivi (ex : report d’intégration).

5. Finaliser ou refuser la candidature

(Étape : Finalisation ou Refus Candidature)

A. Candidature finalisée (embauche complétée)

  1. Lorsque toutes les étapes sont validées, la tuile Finalisation apparaît.
  2. Cette étape ne demande généralement aucune saisie : elle affiche le statut final.
  3. Vérifiez que le statut à droite indique bien En cours / Embauché.
  4. Fermez la candidature.

B. Candidature refusée

  1. Une candidature peut être refusée :
    • lors de la Validation (inadmissible),
    • lors de la Proposition (refus de l’offre),
    • lors de la Confirmation (désistement),
    • ou après absence à l’intégration.
  2. L’étape affichée est alors Refus Candidature.
  3. Aucun autre champ n’est requis.
  4. La candidature reste en consultation pour références et statistiques.