orsqu’un approbateur reçoit une demande de dotation dans Dot+, il dispose de quatre actions possibles :
✅ Accepter, ❌ Refuser, 🔁 Réaffecter ou ✏️ Mettre en révision.
Chaque choix a un effet différent sur le flux d’approbation et sur le statut global de la demande.
✅ 1. Accepter (Approbation acceptée)
But :
Confirmer que la demande est conforme et approuvée à ce niveau hiérarchique.
Effet dans le système :
- Le statut de l’étape passe à “Approuvé”.
- Le flux d’approbation est automatiquement transmis au niveau suivant de la chaîne (par exemple, du supérieur immédiat à la direction ou au service RH).
- Si c’est le dernier niveau d’approbation, la demande devient “Approuvée” globalement et passe à l’étape Dossier.
Exemples d’utilisation :
- L’approbateur valide le besoin, le budget et les documents.
- Aucun ajustement ou retour n’est nécessaire.
Astuce : L’approbation “acceptée” est la plus courante. Elle indique que le processus suit son cours normalement sans intervention additionnelle.
❌ 2. Refuser (Approbation refusée)
But :
Signaler qu’il y a un refus de la demande (contenu, justification, budget, etc.) et terminer le processus.
Effet dans le système :
- Le statut de l’étape passe à “Rejeté”.
- Le flux d’approbation est terminé.
- La demande devient en lecture seule, inactive.
- Une notification est envoyée automatiquement pour informer du refus.
Exemples d’utilisation :
- Le budget n’est pas approuvé.
Astuce : Lorsqu’une demande est refusée, il est fortement recommandé d’ajouter un commentaire explicatif pour justifier la décision RH.
🔁 3. Réaffecter (Approbation réaffectée)
But :
Transférer la responsabilité de l’approbation à une autre personne lorsqu’un approbateur n’est pas disponible ou n’est pas le bon destinataire.
Effet dans le système :
- L’étape actuelle reste ouverte, mais la responsabilité est attribuée à un nouvel approbateur.
- Le flux d’approbation se poursuit normalement, sans être interrompu.
- L’historique conserve la trace du transfert (qui a réaffecté et à qui).
Exemples d’utilisation :
- Un gestionnaire est en congé ou a quitté l’organisation.
- La demande a été attribuée au mauvais approbateur.
- Un remplaçant temporaire doit valider à la place du titulaire.
Astuce : Utilisez cette option pour maintenir la fluidité du processus sans bloquer le flux, tout en conservant la traçabilité des actions.
✏️ 4. Mettre en révision (Approbation en révision)
But :
Retourner la demande au demandeur ou au gestionnaire client pour qu’elle soit corrigée ou complétée, sans la refuser complètement.
Effet dans le système :
- Le statut passe à “En révision”.
- Le flux d’approbation est temporairement suspendu.
- Le demandeur reçoit une notification lui demandant d’apporter les corrections nécessaires (ex. modifier une information, joindre un document, ajuster la justification).
- L’approbation est dupliquée dans la séquence affichée à l’écran.
- Une fois la révision effectuée, la demande peut être soumise à nouveau dans le même flux.
Exemples d’utilisation :
- Une pièce justificative est manquante.
- Le titre d’emploi ou la classe doit être corrigé.
- Une donnée budgétaire doit être mise à jour.
Astuce : En révision” est une option intermédiaire utile lorsque la demande est valide dans son ensemble, mais nécessite des ajustements mineurs avant approbation.
Résumé comparatif
| Type d’action | Effet sur le flux | Destination de la demande | Statut affiché | Utilisation typique |
|---|---|---|---|---|
| ✅ Accepter | Passe à l’approbateur suivant | Étape suivante | Approuvé | Validation conforme |
| ❌ Refuser | Stoppe le flux d’approbation | Avisé du rejet | Rejeté | Demande non conforme |
| 🔁 Réaffecter | Continue avec un autre approbateur | Nouvel approbateur désigné | Réaffecté | Remplacement ou erreur d’attribution |
| ✏️ En révision | Suspend temporairement le flux | Retour au demandeur pour correction | En révision | Ajustement ou ajout de document |
Bon à savoir
- Tous les choix d’approbation sont horodatés et enregistrés dans l’historique pour assurer une traçabilité complète.
- Les commentaires saisis lors d’une action (acceptation, refus, révision) apparaissent dans la demande et dans les rapports Power BI.
- Le flux d’approbation reprend automatiquement dès que la demande corrigée est soumise à nouveau après une révision.