La chaîne d’approbation est le processus par lequel la demande est soumise à plusieurs intervenants pour approbation avant d’être approuvée, rejetée ou annulée. Les chaînes d’approbations sont paramétrées dans l’administration.
Pour s’y rendre, l’administrateur doit passer par l’application, puis accéder au groupe « Administration », section « Configuration Système » puis « Configuration – Automatismes chaîne approbation ».
Options de configurations possibles
Types d’automatisme principaux
Il y a 3 niveaux d’approbation :
1. Supérieur immédiat
Le processus d’approbation commence généralement par l’envoi de la demande à un supérieur immédiat qui vérifie la demande à l’aide des documents fournis dans l’onglet documents. Il s’assure que celle-ci est complète et conforme aux politiques de l’organisation. Si la demande est conforme, elle sera envoyée au prochain approbateur pour la suite de l’analyse. Le tout est automatisé à l’aide de l’AD Azure et du supérieur immédiat au gestionnaire client.
2. Supérieur hiérarchique
Le processus d’approbation peut envoyer un prochain niveau d’approbation au supérieur hiérarchique au gestionnaire client, c.-à-d. le supérieur à son supérieur immédiat. Il devra approuver de la même façon que le point 1. Le tout est automatisé à l’aide de l’AD Azure par l’entremise du supérieur immédiat et de son propre supérieur, toujours en lien au gestionnaire client.
3. Manuel
Le niveau manuel permet d’ajouter une étape d’approbation et laisse la discrétion au demandeur de saisir un utilisateur du système comme approbateur.
Il est à noter qu’il est possible d’ajouter tout automatisme supplémentaire selon vos besoins.
Type approbation
Il y a trois types d’approbation :
- Chaîne d’approbation : Choix par défaut, c’est le seul implémenté de base qui permet des automatismes.
- Recommandation : Choix disponible lorsque l’on veut implémenter une personnalisation de recommandation dans le processus, envoie normalement un simple courriel sans faire d’approbation.
Équipe chaîne approbation : Nouveau* – Permet de choisir une équipe comme approbateur. Le premier membre qui complète l’approbation fait terminer le niveau. Ne doit se combiner qu’avec le type d’automatisme manuel ou tout autre personnalisé pour le client.
Obligatoire
Cette option permet de déterminer si le niveau d’approbation est facultatif et peut être omis, donc laissé vide sur l’étape d’approbation ou doit être complété avec un approbateur. Dans le cas où il est obligatoire, il ne sera pas possible de lancer le cycle d’approbation sans avoir saisi tous les approbateurs obligatoires.
Lors du déroulement d’un cycle d’approbation, le rôle RH est apte à modifier les approbateurs en cours de processus pour s’ajuster à la réalité opérationnelle.