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Créer une aide à la tâche

L’aide à la tâche est un élément de pilotage qui permet d’ajouter des instructions, des guides, des explications ou des hyperliens directement associés aux activités d’un modèle de processus.
Elle sert à accompagner les utilisateurs (gestionnaires, conseillers RH, équipes responsables) lorsqu’ils réalisent une activité dans un dossier de dotation.

Une aide à la tâche peut contenir :
– du texte explicatif
– des étapes détaillées
– des rappels ou règles internes
– des hyperliens (vers SharePoint, documents PDF, intranet, politiques RH, outils externes)
– une marche à suivre complète

Elle est visible dans DOT+ au moment où l’utilisateur exécute l’activité, sous forme de fenêtre d’aide ou de lien intégré en cliquant sur la clé à molette.

1. Accéder à la création d’une aide à la tâche

  1. Ouvrir DOT+.
  2. Aller dans le menu Pilotage.
  3. Sélectionner Aide à la tâche (ou via Activités du modèle → champ Aide à la tâche).
  4. Cliquer sur Créer.
  5. L’écran Créer Pilotage – Aide à la tâche s’ouvre

2. Remplir les informations générales

L’écran comporte trois champs principaux.

Titre*

Nom de l’aide à la tâche.
Il doit être clair et refléter l’action à soutenir.

Exemples :

  • Comment rédiger une description d’emploi
  • Guide pour analyser le besoin de main-d’œuvre
  • Politique de dotation – Étape 3
  • Accéder au formulaire d’entrevue

Catégorie

Permet de déterminer à quel type d’action l’aide se rattache. S’applique seulement dans le cadre d’un modèle de type Embauche multiple.

Contenu

Zone de texte riche (éditeur visuel) permettant de saisir :

Texte libre

  • Explications
  • Description détaillée
  • Procédure interne
  • Outils à utiliser
  • Directives RH

Mise en forme (gras, couleur, listes, titres)

Hyperliens

Tu peux ajouter des liens vers :

  • des documents SharePoint
  • des politiques RH
  • des gabarits Word
  • des PDF
  • des sites web internes ou externes

Exemple de lien ajouté :

Accéder au gabarit de description d’emploi

3. Associer l’aide à la tâche à une activité

Une aide à la tâche n’est pas utile tant qu’elle n’est pas associée à une activité d’un modèle.

Pour l’associer :

  1. Ouvrir Pilotage → Modèles de processus.
  2. Sélectionner le modèle visé.
  3. Aller dans la section Activités du processus.
  4. Cliquer sur l’activité désirée.
  5. Dans le champ Aide à la tâche, sélectionner l’aide que vous venez de créer.
  6. Enregistrer.

Plusieurs activités peuvent pointer vers la même aide à la tâche. Il ne peut y avoir qu’une seule aide à la tâche par activité.

4. Enregistrer

Une fois les informations saisies :

  • Cliquer sur Enregistrer pour conserver la modification
    ou
  • Cliquer sur Enregistrer et fermer pour revenir à la liste des aides.

L’aide devient immédiatement disponible dans toutes les activités auxquelles elle sera associée.

Bonnes pratiques

  • Utiliser un titre clair et standardisé, ex. :
    [Étape] – [Action] – [Description]
  • Toujours tester l’aide une fois attachée à une activité, pour vérifier le rendu.
  • Privilégier les liens vers un référentiel interne SharePoint pour faciliter les mises à jour.
  • Ne pas supprimer une aide utilisée dans des modèles actifs
    → la désactiver ou en créer une nouvelle version.