Chaque demande de dotation dans Dot+ évolue selon un cycle de vie bien défini, représenté par différents statuts.
Ces statuts permettent à l’utilisateur de savoir où en est sa demande dans le processus — de la rédaction initiale jusqu’à la création du dossier final.
Chaque changement de statut est automatique et reflète l’état réel du traitement dans le système.
Attention de ne pas confondre statut de la demande et statut du dossier car les deux types de statuts sont bien distincts.
Voici les 5 types de statuts
| Statut | Signification principale | Actions possibles | Accès gestionnaire client |
|---|---|---|---|
| 🧾 Rédaction | Saisie des informations avant soumission | Modifier, enregistrer, soumettre | Plein accès |
| 📨 En approbation | Demande en cours de validation | Suivre le processus | Lecture seule |
| ❌ Rejeté | Refus par un approbateur | Consulter le refus | Lecture seule |
| 🟢 Approuvé | Fin de la chaîne d’approbation | Création du dossier | Lecture seule |
| 📂 Terminé | Dossier créé à partir de la demande | Gérer le dossier | Lecture seule |
🧾 Rédaction
Définition :
Le statut Rédaction correspond à la phase de saisie des informations initiales de la demande.
C’est à cette étape que le demandeur remplit le formulaire (régulier ou étudiant), joint les documents requis et prépare l’envoi pour approbation.
Ce que cela signifie :
- La chaîne d’approbation n’a pas encore été démarrée.
- Le demandeur peut modifier librement tous les champs et ajouter ou supprimer des documents.
- La demande est en brouillon jusqu’à ce qu’elle soit soumise.
Actions possibles :
- Remplir les sections du formulaire.
- Joindre les documents nécessaires.
- Vérifier les informations saisies.
- Cliquer sur Démarrer la chaîne d’approbation pour lancer le processus d’approbation.
Astuce : Tant que la demande est en rédaction, elle reste modifiable par le demandeur et »invisible » pour les approbateurs.
📨 En approbation
Définition :
Le statut En approbation s’active dès que la chaîne d’approbation est lancée.
La demande circule alors automatiquement à travers les niveaux d’approbateurs définis (supérieur immédiat, direction, RH, etc.).
Ce que cela signifie :
- La demande est en attente de validation par un ou plusieurs approbateurs.
- Chaque approbateur reçoit une notification pour approuver, refuser, réaffecter ou retourner la demande en révision.
- Les approbations sont enregistrées au fur et à mesure dans l’historique du flux.
Actions possibles :
- Les approbateurs peuvent agir sur la demande (approbation, refus, etc.).
- Le demandeur peut consulter le suivi en lecture seule, mais ne peut plus modifier le contenu.
Astuce :Pendant ce statut, la progression du flux d’approbation est visible à tout moment depuis la section Approbation.
❌Rejeté
Définition :
Le statut Rejeté s’applique lorsqu’un des approbateurs refuse la demande.
Le processus d’approbation s’arrête immédiatement à ce moment-là.
Ce que cela signifie :
- La demande est désactivée (aucune action possible tant qu’elle n’est pas relancée).
- Le statut global devient “Rejeté”, et la chaîne d’approbation est terminée.
- Le demandeur conserve un accès en lecture seule pour consulter les informations et commentaires du refus.
Actions possibles :
- Lire les commentaires laissés par l’approbateur.
- Reprendre la demande plus tard en copiant ou recréant une nouvelle demande, si nécessaire.
Astuce : Un refus met fin au processus actuel. Il est conseillé de vérifier la raison du rejet avant de soumettre une nouvelle demande.
🟢 Approuvée
Définition :
Le statut Approuvé indique que tous les niveaux d’approbation ont validé la demande avec succès.
La demande a complété sa chaîne d’approbation, mais le dossier n’a pas encore été créé.
Ce que cela signifie :
- La demande est désormais officiellement approuvée.
- Elle est verrouillée (non modifiable) pour garantir la traçabilité.
- L’équipe RH peut maintenant procéder à la création du dossier associé.
Actions possibles :
- L’utilisateur RH ou le système peut générer le dossier à partir de cette demande.
- Les gestionnaires peuvent consulter la demande approuvée en lecture seule.
Astuce : Le statut “Approuvé” marque la fin du processus de demande et le début de la phase opérationnelle (création et gestion du dossier de dotation).
📂 Terminé
Définition :
Le statut Terminé correspond à la création du dossier de dotation à partir de la demande approuvée.
Cela signifie que le processus de demande est entièrement complété et transféré vers la gestion du dossier RH.
Ce que cela signifie :
- Le dossier officiel a été généré à partir des données et documents de la demande.
- Le suivi se poursuit désormais dans l’espace Dossier.
- La demande reste consultable en lecture seule, à des fins d’historique et de traçabilité.
Actions possibles :
- Consulter les informations de la demande pour référence.
- Poursuivre le traitement des activités RH dans le dossier associé.
Astuce : Le statut “Terminé” confirme que la demande a atteint son objectif : elle a permis la création du dossier complet de dotation.