View Categories

Module Cohortes et Embauches multiples – Vues – Définition des tuiles

1. Section – Identification de la personne candidate

Cette section permet d’identifier la personne candidate et d’associer la candidature à un dossier.

Prénom

  • Indique le prénom de la personne candidate.
  • Peut être prérempli si la candidature provient d’un dossier existant.

Nom

  • Nom de famille de la personne candidate.

Dossier

  • Obligatoire.
  • Permet d’associer la candidature à un dossier de dotation.
  • Détermine automatiquement :
    • les intervenants RH,
    • le modèle de processus utilisé,
    • le nombre de postes liés à la demande.

No Candidat EEL

  • Champ facultatif.
  • Utilisé dans certains contextes gouvernementaux pour référencer un identifiant externe (Ex. plateforme EEL).
  • Peut être laissé vide si non applicable.

MO d’origine

  • MO = Ministère ou Organisme.
  • Indique le ministère ou l’unité administrative d’où provient la personne candidate, lorsque pertinent.
  • Peut être utile lors d’un mouvement inter-organisationnel.

Commentaires

  • Zone libre permettant d’ajouter toute information utile concernant la candidature :
    • contexte particulier,
    • explication complémentaire,
    • échanges préliminaires, etc.
  • Visible uniquement par les utilisateurs ayant accès à la candidature.

2. Section – Validation de la personne candidate

Cette section contient les éléments nécessaires pour déterminer si la candidature est admissible ou non admissible.

Type de mouvement

  • Type de processus RH visé :
    ex. Recrutement, Mutation, Promotion, Listes de rappel…
  • Peut influencer les validations requises.

Statut actuel du candidat

  • Statut administratif de la personne candidate :
    Étudiant, Employé régulier, Occasionnel, Externe, etc.

S’agit-il d’une personne retraitée ?

  • Indique si la personne candidate est retraitée.
  • Peut nécessiter des validations additionnelles.

Candidat admissible à la régionalisation ?

  • Spécifie si la personne peut être affectée dans une région selon les règles RH.
  • Utile dans les ministères appliquant des mécanismes de regionalisation.
  • Champ oui non ou non applicable

Région du domicile

  • Région administrative correspondant à l’adresse de résidence de la personne candidate.
  • Peut être utilisé pour des critères réglementaires ou opérationnels.

Salaire

  • Indique le salaire actuel ou demandé, selon le contexte.
  • Peut être utilisé pour les analyses de conformité à l’échelle salariale.

No d’autorisation du GPEX

  • Numéro fourni par les RH lors d’une validation via le GPEX (Gestion Pré-emploi – vérification obligatoire dans certains organismes).

Résultat de l’enquête pré-emploi

  • Permet d’indiquer si l’enquête pré-emploi a été :
    • Favorable
    • Défavorable
    • En attente
    • N/A

Examen(s) fait(s) ?

  • Indique si les examens requis (tests, évaluations psychométriques, etc.) ont été complétés.

CV et diplôme(s)

  • Permet d’indiquer si les documents académiques ont été vérifiés et reçus:
    • En attente
    • En révision
    • Déposé
    • Documents manquants
    • N/A

Permis de travail / Permis d’études valide

  • Sert à confirmer la conformité du statut d’immigration lorsque la personne candidate n’est pas citoyenne:
    • Ooui/Non/ NA

Validation du stage probatoire

  • Indique si le stage probatoire a été réussi (applicable dans certaines catégories d’emploi):
    • En attente, informations manquantes, oui ,non , NA

Autre(s) validation(s)

  • Pour toute validation complémentaire :
    Permis professionnel, appartenance à un ordre professionnel, reconnaissance d’équivalence, etc.

Candidature admissible ? (verrouillé)

  • Déterminé manuellement selon :
    • la conformité du dossier,
    • les règles du modèle de processus,
    • les champs remplis précédemment.
  • Doit être à oui pour confirmer l’admissibilité du dossier

La conformité du dossier d’embauche de la personne

  • Champ clé permettant de déterminer l’admissibilité.
  • Sélectionnez une valeur indiquant si toutes les validations sont satisfaisantes :
    • Conforme → admissible
    • Non conforme → non admissible (mène au refus)

3. Section – Préparation de la proposition (Étape Proposition)

Cette section permet de préparer et documenter la proposition d’embauche.

NAS

  • Numéro d’assurance sociale.
  • Peut être requis selon les règles internes.
  • Ce champ est souvent sécurisé et visible seulement par certains rôles RH.

***Il est conforme à la loi 25***

Date de naissance

  • Utilisée pour les dossiers d’embauche et les systèmes RH externes.
  • Permet d’éviter les doublons et d’assurer la bonne identification de la personne.

Informations supplémentaires

  • Zone libre pour ajouter toute information utile à la préparation de la proposition. Information sensible sécurisée.

La proposition est conforme et validée ?

  • Indique si la proposition respecte :
    • les règles internes,
    • les échelles salariales,
    • les conventions collectives,
    • le type d’emploi.
  • Doit être Oui pour que la proposition soit transmise.

La proposition a été transmise à la personne candidate ?

  • Permet de confirmer que l’offre a été envoyée (courriel, téléphone, plateforme externe).
  • Sert aussi d’info de suivi pour les RH.

Décision face à la proposition

  • Réponse de la personne candidate :
    • Acceptée
    • Refusée
    • En réflexion
    • En attente
  • Ce champ détermine la suite :
    • Acceptée → passe à Confirmation
    • Refusée → statut final Refus

4. Section – Confirmation de la personne candidate

Cette section permet de confirmer les informations finales avant l’intégration de la personne candidate. Elle est remplie une fois que la proposition a été acceptée.

Date d’entrée en fonction

  • Date prévue pour l’entrée en poste de la personne candidate.
  • Obligatoire pour l’activation des processus RH connexes (paie, création des accès, etc.).

Horaire de travail

  • Horaire applicable au poste :
    ex. 35 h/semaine, 40 h/semaine, temps partiel, horaire variable…
  • Peut influencer l’échelle salariale ou la classification.

Statut de paie

  • Statut administratif utilisé par la Direction des Ressources Humaines / Paie :
    Permanent, temporaire, occasionnel, contractuel…

Période de paie

  • Fréquence de rémunération :
    Hebdomadaire, Aux deux semaines, Mensuelle…

Lieu de travail

  • Lieu physique ou administratif où la personne candidate exercera ses fonctions.
  • Permet de déterminer les accès physiques requis.

Échelon

  • Niveau salarial applicable selon l’échelle de l’emploi.
  • Déterminé par les ressources humaines selon les règles de classification et d’ancienneté.

Salaire confirmé

  • Montant final validé et conforme aux règles RH et aux conventions collectives.
  • Permet de valider l’équité interne.

Date prévue d’avancement d’échelon

  • Date où la personne candidate atteindra l’échelon suivant.
  • Automatisé selon la convention collective ou saisi manuellement selon les politiques.

Nom du supérieur immédiat

  • Supérieur hiérarchique responsable de :
    • approuver l’intégration,
    • superviser la personne,
    • compléter les évaluations.

Signataire de l’acte de nomination

  • Personne autorisée à signer l’acte administratif confirmant l’embauche.

Désistement ?

  • Indique si la personne candidate s’est désistée après avoir initialement accepté la proposition.
  • Si vous sélectionnez Oui, DOT+ bascule automatiquement la candidature vers un statut final de refus ou désistement, selon le modèle de processus.

5. Section – Embauche et intégration de la personne candidate

Cette section permet de confirmer l’intégration lors de la prise de poste.

No poste

  • Numéro du poste auquel la candidature est associée.
  • Indispensable pour les affectations RH et la gestion de la dotation.

Date d’intégration

  • Date à laquelle la personne candidate se présente pour débuter son emploi.
  • Peut être identique ou différente de la Date d’entrée en fonction selon les règles de l’organisation.

Responsable intégration

  • Personne chargée de l’accueil et de l’accompagnement lors de la première journée (ou période d’intégration).

Transmission du contenu d’accueil ?

  • Indique si le contenu d’accueil a été transmis :
    • Guide d’accueil,
    • Règlements internes,
    • Politiques,
    • Informations administratives.

Personne présente lors de l’intégration

  • Indique si la personne candidate était présente ou absente le jour de l’intégration.
  • Si Absente, cela déclenche automatiquement l’apparition d’une tuile additionnelle “Absence”.

6. Section – Finalisation

Cette section est généralement une formalité administrative lorsque la personne candidate a complété son intégration.

Procéder à la signature de l’acte de nomination

  • Permet d’indiquer si l’acte doit être signé à cette étape.
  • Utilisé surtout dans les postes à encadrement ou les nominations officielles.

Réception de l’acte

  • Indique si l’acte signé a été officiellement reçu et traité par les RH.

Une fois ces éléments complétés, la candidature se dirige vers un statut final d’embauche.

7. Section – Personne candidate absente lors de l’intégration

Cette tuile apparaît uniquement lorsque vous indiquez que la personne candidate était absente le jour de l’intégration.

Confirmation de l’absence par le gestionnaire immédiat ?

  • Permet de valider que l’absence a été attestée par le supérieur immédiat.

Personne candidate rejointe pour confirmer l’absence ?

  • Permet d’indiquer si vous avez tenté de joindre la personne pour en connaître la raison.

Accès informatiques et physiques suspendus ?

  • Mesure obligatoire pour éviter :
    • la création d’accès non nécessaires,
    • les risques liés à la sécurité des systèmes et des lieux physiques.

Justification de l’absence

  • Zone permettant de documenter la situation de manière précise.
  • Les RH peuvent exiger cette justification pour conclure le processus.

À la suite de l’étape Absence, DOT+ dirigera la candidature vers :

  • un refus

8. Section – Refus de la personne candidate

Cette section permet de documenter le refus et de finaliser administrativement la candidature.

Justification

  • Permet d’inscrire les motifs du refus :
    • refus de la proposition,
    • absence injustifiée,
    • désistement,
    • dossier non conforme,
    • tout autre motif RH.

Date de fin de candidature

  • Indique la date officielle de clôture de la candidature.
  • Sert au suivi statistique (Power BI) et aux audits RH.