Le module Candidature de DOT+ permet de gérer l’ensemble des candidatures liées à un dossier de dotation ou créées de manière autonome. Il offre une vue centralisée de toutes les candidatures en cours, terminées ou rejetées, et permet un suivi complet du parcours de chaque personne candidate, de l’identification jusqu’à la finalisation de l’embauche.
1. Création d’une candidature
Il existe deux façons de créer une candidature :
1. À partir d’un dossier en cours
- Lorsque le gestionnaire client complète une demande de dotation, il peut inscrire le nombre de poste visé. Le système va alors générer automatiquement des coquilles de candidatures selon le nombre de postes demandés.
- Chaque coquille représente une personne potentielle à évaluer.
2. De manière autonome
Une candidature peut aussi être créée indépendamment d’un dossier, par exemple pour :
- une liste de rappel ;
- une banque de candidatures ;
- une embauche multiple lorsque les personnes arrivent au fur et à mesure ;
- une candidature spontanée pour un candidat identifié avant la création d’une demande formelle.
Dans ce cas, il est possible d’associer la candidature à un dossier ultérieurement.
2. Association candidature ↔ dossier
Une candidature indépendante peut être rattachée à un dossier existant depuis son formulaire.
Ceci permet de réutiliser une candidature déjà saisie pour une nouvelle demande de dotation.
L’association :
- synchronise automatiquement les intervenants RH ;
- applique les règles du modèle de processus utilisé par le dossier ;
- active le parcours d’étapes : Identification → Validation → Proposition → Confirmation → Intégration → Finalisation.
3. Vue spécifique des candidatures
DOT+ offre quatres vues dédiées : Non débutées, En analyse, Mes candidatures et Toutes les candidatures
Cette vue permet :
- de trier et filtrer par dossier, équipe, statut, étapes ;
- d’accéder rapidement aux candidatures en analyse, en cours, validées ou terminées ;
- de consulter ou modifier chaque fiche candidature.
Depuis la fiche, l’utilisateur voit :
- le fil d’étapes ;
- les informations d’identification et validation ;
- les intervenants du dossier ;
- les activités associées ;
- les notes RH, communication, pièces jointes et notifications.
4. Parcours d’une candidature – étapes automatisées
Chaque candidature suit un workflow structuré, défini par le modèle de processus :
- Identification
- Validation
- Proposition
- Confirmation
- Intégration
- (Absence)
- Finalisation
Chaque étape :
- ouvre une fenêtre « Terminer l’étape » avec les champs requis ;
- verrouille les étapes précédentes ;
- applique des règles selon les réponses (ex. candidature admissible, refus, désistement).
5. Génération automatique des candidatures
Lorsqu’une demande de dotation précise un nombre de postes, DOT+ :
- génère automatiquement le nombre correspondant de coquilles de candidatures ;
- permet de compléter chaque coquille progressivement ;
- empêche la création d’embauches supplémentaires une fois que le nombre total est atteint.
Une fois le nombre d’embauches atteint, la demande ne permet plus de finaliser de nouvelles candidatures.
6. Nombre illimité de candidatures… jusqu’à la limite de la demande
Il est possible de créer autant de candidatures que nécessaire, que ce soit en automatique ou en manuel.
Cependant :
- seules les candidatures acceptées / embauchées comptent pour atteindre la limite définie dans la demande ;
- dès que la demande atteint le nombre d’embauches prévu, les autres candidatures devront être :
- terminées (pour statistiques),
- refusées,
- ou associées à une autre demande.
7. Importation et exportation Excel
Le module Candidature permet :
Exportation Excel
- pour analyse,
- partage d’information,
- suivi de performance,
- consolidation RH.
Importation Excel
- pour créer plusieurs candidatures d’un coup,
- pour importer une banque de candidats existante,
- pour intégrer une liste de rappel.
Les modèles Excel fournis par DOT+ doivent être respectés pour garantir une importation sans erreur.
8. Objectif du module
Le module Candidature vise à :
- centraliser toutes les personnes candidates dans DOT+ ;
- assurer un suivi uniforme ;
- structurer les validations administratives ;
- automatiser les étapes répétitives ;
- fournir un historique complet pour audit et statistiques ;
- alimenter les tableaux Power BI (temps de traitement, qualité des processus, admissibilité, etc.).
9. À retenir
| Fonction | Explication |
|---|---|
| Création flexible | Depuis un dossier ou directement. |
| Association dynamique | Une candidature peut être rattachée à un dossier après coup. |
| Workflow automatique | Étapes imposées selon le modèle de processus. |
| Limite d’embauche | Basée sur le nombre de postes de la demande. |
| Vue dédiée | Liste complète des candidatures. |
| Import/Export Excel | Pour faciliter la gestion en masse. |
| Génération automatique | Coquilles créées selon le nombre de postes demandés. |