Dans plusieurs organisations, c’est généralement le Conseiller RH qui effectue la création du dossier, son démarrage et la configuration initiale (intervenants, modèle de processus, validation des informations, etc.).
Cependant, lorsque l’organisation fonctionne en équipe de travail (technicien RH, agent de soutien, conseiller RH, etc.), certaines tâches de construction du dossier peuvent être déléguées :
- L’agent de soutien peut effectuer la création initiale du dossier.
- La technicienne RH peut valider, compléter ou préparer certaines sections (documents, intervenants, prérequis administratifs).
- Le Conseiller RH finalise, démarre officiellement le dossier, choisit le modèle de processus et assure la cohérence stratégique du mandat.
L’objectif n’est pas seulement de répartir les tâches, mais de s’assurer qu’elles soient réalisées par la bonne personne, selon son niveau d’expertise.
Recommandation pour l’organisation : établir une mécanique optimale
Pour optimiser la charge de travail, réduire les délais et standardiser les pratiques, il est recommandé de définir clairement, dans votre organisation :
- Quel rôle est responsable de quelle étape ?
(Création, validation des intervenants, configuration du processus, ajout des documents, démarrage officiel.) - Quelles étapes peuvent être préparées par un membre de soutien ?
(Ex. création du dossier, ajout de documents, mise à jour des intervenants.) - Quelles étapes doivent obligatoirement être réalisées par un Conseiller RH ?
(Ex. choix du modèle de processus, démarrage officiel, ajustements du processus, prise en charge stratégique.) - Quel est le mécanisme de transfert entre les rôles ?
(Ex. assignation temporaire, message dans l’espace de communication, changement de responsable.) - Quels outils ou gabarits facilitent le travail d’équipe ?
(Ex. procédure interne, checklist, matrice RACI, gabarit de notes dans l’espace de communication.)
Clarifier ces éléments à l’interne permet d’établir un fonctionnement harmonieux et efficace, où chaque membre de l’équipe utilise pleinement son expertise.
En résumé
Dans un contexte de travail en équipe, la construction du dossier peut être effectuée en collaboration :
le soutien prépare, la technicienne structure, et le Conseiller RH démarre et pilote le dossier.
Cette approche collaborative assure une dotation mieux organisée, optimisée et alignée sur les forces de chaque rôle RH.