Le module de messagerie dans DOT+ est un composant central du système qui permet de gérer et automatiser l’envoi de notifications aux différents acteurs du processus RH (gestionnaire client, collaborateurs, approbateurs, conseillers RH, etc.). Il sert à configurer, personnaliser et maintenir l’ensemble des messages envoyés automatiquement par la solution lors des différentes étapes du cycle...
Une notification automatisée est un message envoyé automatiquement à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs lorsqu’un événement précis se produit dans l’application.Ces notifications sont générées grâce à Power Automate, un outil Microsoft qui permet de créer des flux automatisés entre les services. Comment ça fonctionne avec Power Automate ? Voici le principe : Exemples...
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour créer une nouvelle notification dans le module de pilotage. Les pilotes peuvent ainsi personnaliser la communication automatique envoyée aux utilisateurs à différents moments du processus. 1. Accéder au module de messagerie 2. Configurer les informations générales Dans la section Configuration, remplir les champs suivants : a. Titre...
La personnalisation des notifications dans Dot+ permet d’adapter les communications automatiques aux besoins de l’organisation. Pour garantir la cohérence, l’efficacité et la stabilité du système, les pratiques suivantes sont recommandées : 1. Utiliser un titre clair et standardisé 2. Choisir la bonne catégorie Sélectionner la catégorie qui correspond réellement au processus déclencheur : Assure que...
Cette notification est envoyée automatiquement lorsqu’un nouveau dossier de dotation est créé dans DOT+.Elle a pour fonction d’informer le gestionnaire client qu’un dossier officiel vient d’être ouvert pour l’emploi concerné, et qu’il peut maintenant en faire le suivi. Elle fait partie des notifications essentielles du début du processus de dotation. Objectifs de la notification Cette...
Cette notification est envoyée automatiquement lorsqu’un intervenant du dossier de dotation est modifié dans DOT+.Elle informe le gestionnaire client ainsi que les collaborateurs et l’équipe RH que la composition des personnes responsables ou impliquées dans le dossier a changé. Elle est essentielle pour assurer la cohérence du suivi RH et éviter que des intervenants manquent...
Cette notification est envoyée automatiquement lorsqu’un dossier de dotation change de statut dans le système DOT+.Elle sert à informer le gestionnaire client, ainsi que les collaborateurs RH (en copie), que l’état du dossier a évolué et qu’une action ou un suivi peut être nécessaire. Elle s’adapte automatiquement selon le type de statut atteint grâce à...
Cette notification est envoyée automatiquement lorsqu’un nouveau message est ajouté dans le module Communication d’un dossier, mais cette fois-ci, le système informe le ou la conseiller·ère RH plutôt que le gestionnaire client. Elle assure que les RH restent au courant des échanges effectués dans les dossiers de dotation et qu’ils peuvent intervenir au besoin. Objectif...
Cette notification est envoyée automatiquement lorsqu’un nouveau message est ajouté dans le module Communication d’un dossier de dotation. Elle sert à informer le gestionnaire client qu’une communication a été créée par un intervenant et qu’elle nécessite son attention. Objectif de la notification Cette notification assure un suivi fluide et centralisé des échanges liés à un...
Cette notification est prévue pour informer le gestionnaire client lorsqu’une candidature est déposée dans le cadre d’un dossier de dotation. Elle appartient à la catégorie Candidature et est destinée à assurer un suivi efficace des candidatures reçues, particulièrement lorsque plusieurs candidats soumettent leur profil pour un même affichage. À ce stade, la notification affichée dans...
Cette notification est envoyée automatiquement lorsqu’une demande d’approbation est en attente depuis trop longtemps. DOT+ utilise un délai configuré (en heures et en jours) pour déterminer à quel moment envoyer un rappel à l’approbateur qui n’a pas encore rendu sa décision. Objectif de la notification Destinataires Cette configuration permet que l’approbateur voit le courriel comme...
Cette notification est envoyée automatiquement lorsqu’un approbateur rejette une demande de dotation. Elle permet d’informer rapidement le gestionnaire client que la demande ne pourra pas aller plus loin dans le processus, puisque l’approbation requise a été refusée. Objectif de la notification Destinataires Fonctionnement Lorsqu’un approbateur clique sur Rejeter dans le formulaire d’approbation : La demande...
Cette notification est envoyée automatiquement lorsqu’un approbateur demande une révision d’une demande de dotation. Elle a pour objectif d’informer le gestionnaire client que la demande ne peut pas progresser tant que les modifications requises n’auront pas été effectuées. Objectif de la notification Destinataires Fonctionnement Lorsqu’un approbateur clique sur Réviser au lieu d’Approuver : La demande...
Cette notification est envoyée automatiquement lorsqu’une demande de dotation nécessite une approbation et qu’un approbateur doit intervenir. Elle sert à informer l’approbateur qu’une action est requise de sa part afin que le processus puisse se poursuivre. Objectif de la notification Destinataires Fonctionnement Lorsqu’une demande entre dans une étape où une approbation est requise : Cette...
Cette notification est envoyée automatiquement lorsqu’une approbation dans une demande de dotation est annulée par un approbateur. Elle a pour but d’informer le gestionnaire client que le processus d’approbation ne peut pas se poursuivre tant qu’une nouvelle action n’aura pas été prise. Objectif de la notification Destinataires Fonctionnement Lorsqu’un approbateur clique sur Annuler au lieu...
Cette notification est envoyée automatiquement lorsque l’affichage d’un poste a été créé dans DOT+ et que les dates de début et de fin d’affichage sont définies. Elle a pour objectif d’informer le gestionnaire client que l’affichage pour son poste est officiellement confirmé et publié. Objectif de la notification Destinataires Fonctionnement Lorsque l’utilisateur ou le processus...
Cette notification est générée automatiquement dans DOT+ lorsqu’une nouvelle activité du processus de dotation démarre et qu’elle devient la responsabilité du gestionnaire client. Elle sert à informer rapidement l’intervenant principal qu’une action lui incombe pour poursuivre l’avancement du dossier. Objectif de la notification Destinataires Fonctionnement Lorsqu’une activité est marquée comme démarrée dans le modèle de...
Malgré la simplicité d’utilisation de l’interface de personnalisation des notifications, certaines erreurs reviennent souvent. Les connaître permet de les éviter et d’assurer la cohérence et la fiabilité des communications envoyées aux utilisateurs. 1. Mauvais choix de catégorie Résultat : la notification ne se déclenche pas ou se déclenche au mauvais moment.Exemple : Utiliser la catégorie...