Le module Notes RH est un espace réservé exclusivement au rôle Conseiller RH et aux membres de l’équipe RH assignés au dossier.
Il sert à documenter des informations internes, confidentielles et propres à la gestion RH du dossier.
Contrairement à l’Espace de communication (visible par le gestionnaire et les collaborateurs), les Notes RH sont strictement internes et ne doivent contenir que des informations destinées à la prise de décision ou au suivi RH.
1. À quoi sert le module Notes RH ?
C’est un espace conçu pour :
- Conserver des informations internes destinées uniquement à l’équipe RH.
- Documenter des suivis délicats ou sensibles.
- Garder des traces internes nécessaires à la justification d’une décision.
- Assurer une continuité de service si un autre conseiller reprend le dossier.
- Centraliser l’information rh liée à un dossier sans la rendre visible aux gestionnaires.
Chaque note est automatiquement archivée, horodatée et transmise par courriel aux membres RH assignés.
2. Contenu du formulaire Notes RH
Le formulaire est très simple et composé des éléments suivants :
✏️ Zone de saisie du message
Un éditeur de texte riche permettant :
- Mise en gras, italique, listes
- Ajout d’hyperliens
- Mise en forme du texte
Cette zone permet de rédiger une note interne structurée et claire.
📢 Mention d’utilisation
« Informations pour le conseiller et les membres de l’équipe RH assignés au dossier seulement. Un courriel leur est envoyé automatiquement. »
Cela rappelle que :
- seules les RH voient ces notes,
- chaque nouvelle note déclenche un envoi automatique aux RH liées au dossier.
Historique des notes
Un tableau qui affiche toutes les notes déjà créées :
- auteur
- date et heure
- contenu
Aucune suppression n’est possible, pour assurer la traçabilité.
3. Étapes pour utiliser les Notes RH
Voici comment un Conseiller RH utilise ce module :
Étape 1 — Ouvrir le dossier
Accéder au dossier à partir de vos vues RH.
Étape 2 — Cliquer sur l’onglet « Notes RH »
Accéder à l’espace interne réservé aux RH.
Étape 3 — Rédiger la note RH
Saisir l’information dans la zone de texte :
- faits observés
- suivi en lien avec un candidat
- justification interne
- recommandations
- alertes ou éléments sensibles
- décisions RH
Étape 4 — Relire et valider
Comme l’information est permanente et visible par toute l’équipe RH :
- vérifier la formulation
- éviter les interprétations
- rester factuel
- éviter toute donnée personnelle non nécessaire
Étape 5 — Envoyer
Cliquer sur Envoyer pour sauvegarder la note et envoyer automatiquement le courriel aux RH affectées.
La note devient visible dans la section Historique immédiatement.
4. Bonnes pratiques de rédaction (Essentielles pour Dot+)
La rédaction dans les Notes RH doit respecter des standards élevés, car l’information devient permanente et peut être relue par l’ensemble de l’équipe RH.
✔️ Utiliser un langage neutre et factuel
- Décrire les faits, pas des opinions.
- Exemples :
- ✔️ « Le gestionnaire indique que le candidat ne répond pas aux attentes techniques. »
- ✘ « Le candidat est vraiment mauvais. »
✔️ Limiter l’information sensible
Les Notes RH ne doivent contenir que l’information strictement nécessaire :
- ne pas inclure des diagnostics médicaux
- ne pas inclure des détails personnels non requis
- limiter les données identifiantes superflues
✔️ Respecter la confidentialité
Comparer Notes RH à un carnet interne consultable par l’équipe RH.
✔️ Structurer les notes
Utiliser des sections simples :
- Contexte
- Suivi RH
- Prochaine action
✔️ Garder un ton professionnel
Être clair, concis et éviter les formulations subjectives ou émotionnelles.
❗ Rappels importants
- Toutes les notes sont conservées à vie dans l’historique du dossier.
- Elles sont non modifiables et non supprimables.
- Elles sont envoyées automatiquement aux RH assignées.
- Elles peuvent être relues dans le cadre d’un audit interne ou d’une transition entre conseillers RH.
5. Qui a accès aux Notes RH ?
| Rôle | Accès |
|---|---|
| Conseiller RH | ✔ Lecture + écriture |
| Technicien RH / Soutien RH (selon configuration) | ✔ Lecture + écriture |
| Gestionnaire client | ✘ Aucun accès |
| Collaborateurs | ✘ Aucun accès |
| Autres utilisateurs | ✘ Aucun accès |
Il s’agit du module le plus confidentiel du dossier Dot+.