L’onglet Spécifications du dossier est la première section à compléter lorsqu’un dossier de dotation est créé dans Dot+.
Il contient l’ensemble des informations générales relatives au poste à combler, aux intervenants, et au suivi du processus de dotation.
L’onglet est divisé en plusieurs blocs d’information distincts pour faciliter la lecture et la saisie :
Information sur le dossier
Ce bloc reprend les informations clés générées automatiquement à partir de la demande de dotation approuvée.
Il établit le lien direct entre la demande et le dossier actif.
| Champ | Description |
|---|---|
| Numéro de dossier | Numéro unique attribué automatiquement au dossier identique à celui de la demande |
| Demande de dotation | Lien direct vers la demande d’origine |
| Nom du modèle | Indique le modèle de processus associé |
Astuce : Ces champs sont souvent verrouillés, car ils assurent la traçabilité entre la demande et le dossier.
Description du poste
Ce bloc décrit les principales caractéristiques du poste à combler.
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre de l’emploi | Intitulé officiel du poste à pourvoir. |
| Classe d’emploi | Niveau ou classification du poste selon la structure organisationnelle. |
| Nombre de postes visés | Nombre total de postes à combler dans ce dossier. |
| Numéro de poste | Numéro du poste s’il est déjà existant dans le système RH. |
| Statut d’emploi | Type de poste (temporaire, permanent, contractuel, etc.). |
| Adresse du lieu de travail | Lieu principal où le poste sera exercé. |
| Raison du besoin | Motif de la dotation (ex. remplacement, création de poste, augmentation d’effectif). |
Astuce : Ces informations assurent la cohérence entre la demande initiale et le besoin réel de recrutement. Tout est modifiable par le rôle conseiller RH dans le dossier mais cela ne modifira pas la demande.
Régionalisation
Ce bloc permet d’indiquer si le poste est concerné par une politique de régionalisation ou non.
| Champ | Description |
|---|---|
| Poste peut être régionalisé ? | Permet d’activer ou non l’option de régionalisation. |
| Justification du non-régionalisation | Champ obligatoire si le poste ne peut pas être régionalisé. Autrement, sélectionner la région administrative |
Astuce : Ce champ est souvent utilisé à des fins de conformité avec les politiques internes ou gouvernementales.
Particularités et exigences du poste
Ce bloc regroupe les conditions particulières associées au poste à combler.
| Champ | Description |
|---|---|
| Poste visé par une validation des antécédents ? | Indique si le poste requiert une vérification d’antécédents judiciaires ou administratifs. |
| Exigences requises | Liste des compétences, formations ou certifications exigées. |
| Justification supplémentaire | Permet de préciser toute information complémentaire utile à la dotation. |
| Permis de conduire requis ? | Indique si un permis de conduire est nécessaire pour occuper le poste. |
Astuce : Ces informations aident les RH à déterminer les critères de sélection et d’éligibilité des candidats.
Validation de la personne candidate
Ce bloc permet d’assurer la validation du profil de la personne retenue, une fois le processus d’embauche avancé.
| Champ | Description |
|---|---|
| CV et diplôme(s) | Liste ou vérification des documents fournis par le candidat. |
| Personne visée ou retenue à la suite du processus | Nom de la personne sélectionnée à la fin du processus de recrutement. |
| Autre validation(s) | Permet d’indiquer d’autres vérifications complémentaires (références, antécédents, etc.). |
Astuce : Ce bloc se complète généralement à la fin du processus, au moment de confirmer la sélection finale.
Confirmation du mouvement
Ce bloc regroupe les informations administratives liées à l’embauche ou au mouvement du personnel.
| Champ | Description |
|---|---|
| Date d’entrée en fonction | Date prévue de prise de poste du candidat retenu. |
| Mode de dotation visé | Type de dotation (externe, interne, mutation, etc.). |
| # ÉEL du candidat | Numéro d’identification RH du candidat. |
| Horaire de travail | Horaire applicable au poste (temps plein, partiel, etc.). |
| # d’autorisation du GPEX | Numéro d’autorisation administrative, s’il y a lieu. |
| Permis de travail / permis d’études ? | Indique si le candidat doit détenir un permis valide pour occuper le poste. |
| Commentaires au dossier | Espace libre pour ajouter des remarques RH. |
Astuce : Ce bloc devient essentiel lors de la confirmation d’embauche et du transfert des données au système RH
Statut du dossier
Ce bloc permet de suivre l’état d’avancement du dossier de dotation.
| Champ | Description |
|---|---|
| Statut du dossier | Indique si le dossier est en cours, terminé, ou fermé. |
| Étape / Action / Activité | Reflète la position du dossier dans le processus de dotation (ex. sélection du candidat, approbation finale). |
| Date de démarrage dernière activité | Date du dernier avancement du processus. |
| Délai de traitement | Temps prévu pour compléter la dotation. |
| Avancement (%) | Indicateur automatique de progression du dossier. |
Astuce : Ce suivi visuel permet de savoir instantanément où en est le dossier dans le processus global.
Intervenants au dossier
Ce bloc identifie toutes les personnes impliquées dans la gestion du dossier, selon leur rôle.
| Champ | Description |
|---|---|
| Gestionnaire client | Responsable du besoin de dotation dans l’unité requérante. |
| Collaborateurs client | Personnes associées au dossier du côté du service demandeur. |
| Unité requérante | Service ou direction à l’origine de la demande. |
| Conseiller RH | Responsable RH principal du dossier. |
| Technicien RH | Soutien administratif au processus de dotation. |
| Équipier(s) RH | Si la gestion des équipes est activé dans le pilotage , ce champ se complète automatiquement en fonction de l’équipe qui a été associé à l’unité requérante |
Astuce : Ces rôles déterminent les droits d’accès et les notifications automatiques dans le dossier.
Bon à savoir
- Certains blocs, comme Statut du dossier et Avancement, sont mis à jour automatiquement selon le flux du processus.
- Les informations des blocs Information sur le dossier et Description du poste proviennent directement de la demande approuvée.
- Les champs modifiables permettent aux RH de mettre à jour ou corriger les données avant l’embauche.