Dot+ envoie de nombreux courriels automatiques : avis d’approbation, suivi de dossier, rappels. Vous pouvez désormais décider vous-même qui reçoit ces courriels, sans passer par une demande d’évolution, grâce aux interlocuteurs.

Qu’est-ce qu’un interlocuteur ?

Un interlocuteur est une fiche de destinataire réutilisable. Vous la créez une fois, puis vous l’ajoutez à autant de modèles de message que nécessaire. Sur chaque fiche, vous indiquez :

• un titre qui vous permet de la reconnaître (par exemple « Boîte de la paie » ou « Conseiller RH ») ;
• un rôle, qui sert à la retrouver automatiquement par unité administrative ;
• d’où vient l’adresse courriel : un utilisateur de Dot+, une équipe, un compte de votre annuaire d’entreprise, ou une adresse que vous saisissez vous-même.

Dans les trois premiers cas, Dot+ recopie l’adresse pour vous dès que vous enregistrez : vous n’avez pas à la retaper.

Ajouter des interlocuteurs à un modèle de message

1. Ouvrez le modèle de message concerné (zone Pilotage > Messagerie).
2. Cochez Avec interlocuteur. La section Interlocuteurs apparaît.
3. Ajoutez une ligne et choisissez le type d’interlocuteur :
   • Manuel : vous désignez directement la fiche d’interlocuteur. Elle sera toujours avisée.
   • Piloté par unité administrative : vous choisissez seulement un rôle. Dot+ retrouvera la bonne personne d’après l’unité administrative de la demande ou du dossier.
4. Indiquez si la ligne reçoit le message en Destinataire ou en CC.

Faire varier le destinataire selon l’unité administrative

C’est l’intérêt principal du mode Piloté par unité administrative. Le principe est en deux temps :

1. Sur chaque unité administrative, rattachez les interlocuteurs qui y jouent un rôle (sous-grille Interlocuteurs du formulaire de l’unité).
2. Sur le modèle de message, demandez simplement le rôle.

Au moment de l’envoi, Dot+ regarde l’unité administrative requérante de la demande ou du dossier, et avise l’interlocuteur qui porte ce rôle dans cette unité. Un seul modèle de message suffit donc pour toute l’organisation.

Retirer un interlocuteur d’un envoi

Vous n’avez pas besoin de supprimer quoi que ce soit : désactivez la ligne concernée.

• Pour retirer un interlocuteur d’un seul message : désactivez la ligne dans la section Interlocuteurs du modèle.
• Pour retirer un interlocuteur d’une unité administrative : désactivez son rattachement dans la sous-grille Interlocuteurs de l’unité.

Bon à savoir

• Les interlocuteurs s’ajoutent aux destinataires habituels du modèle (gestionnaire client, approbateur, demandeur, etc.). Ils ne les remplacent pas.
• Tant que la case Avec interlocuteur n’est pas cochée, le modèle se comporte exactement comme avant.
• Si la demande ou le dossier n’a pas d’unité administrative requérante, seuls les interlocuteurs en mode Manuel sont avisés. C’est volontaire : le message part quand même.
• Le mode Piloté par unité administrative avise tous les interlocuteurs qui portent le rôle demandé dans l’unité, pas seulement le premier.
• Vous n’êtes pas avisé de vos propres envois, sauf si le modèle porte Forcer initiateur notification. Si vous étiez le seul destinataire, les personnes en CC deviennent les destinataires du courriel : il part quand même, et la ligne CC du traitement apparaît alors vide. C’est normal.

📸 Formulaire Pilotage - Interlocuteur complété : Titre, Rôle, Type = « Utilisateur Dotplus », le champ Courriel rempli automatiquement, et les deux onglets Messageries / Unités administratives visibles.

📸 Formulaire d’un modèle de messagerie avec la case « Avec interlocuteur » cochée et la section Interlocuteurs dépliée, montrant une ligne Manuel et une ligne Piloté par unité administrative.