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Cette procédure décrit les étapes à suivre pour créer une nouvelle notification dans le module de pilotage. Les pilotes peuvent ainsi personnaliser la communication automatique envoyée aux utilisateurs à différents moments du processus.

1. Accéder au module de messagerie

  1. Ouvrir le module Pilotage.
  2. Sélectionner Messageries dans le menu.
  3. Cliquer sur Nouveau pour créer une nouvelle notification.

2. Configurer les informations générales

Dans la section Configuration, remplir les champs suivants :

a. Titre (obligatoire)

  • Donner un titre clair, en respectant la structure recommandée :
    Catégorie – Action
    Ex. : Dossier – Notifier changement de statut

b. Catégorie

  • Choisir la catégorie qui correspond au type d’événement déclencheur :
    • Activité
    • Affichage
    • Approbation
    • Candidature
    • Communication
    • Dossier

c. Langue

  • Sélectionner fr ou en selon la version de la notification.
    (Chaque langue nécessite sa propre notification.)

d. De

  • Déterminer l’expéditeur affiché dans l’email (ex. Dot+ Notification).

e. Destinataire

  • Sélectionner le rôle, l’utilisateur ou l’équipe qui recevra le message.
    Ex. : Gestionnaire client, Approbateur, RH…

f. CC

  • Ajouter des destinataires secondaires si nécessaire (facultatif).

g. Forcer initiateur notification

  • Indiquer si la personne ayant déclenché l’action doit recevoir le message automatiquement.
    Ex. : Non (par défaut).

h. Édition riche

  • Laisser Yes pour permettre l’utilisation du format HTML.

3. Définir le modèle de message

a. Sujet

  • Rédiger un sujet clair qui apparaîtra comme titre de l’email.
    Ex. : « Dot+ – Une approbation nécessite votre action »

b. Message

  • Utiliser l’onglet Concepteur pour mettre en forme le message.
  • Ajouter des variables dynamiques si nécessaire (ex. : {{dossier.titre}}).
  • Vérifier la présentation dans l’onglet Aperçu.

4. Ajouter des champs supplémentaires

  • Remplir la section « Champs supplémentaires » si votre organisation utilise des champs personnalisés.

5. Enregistrer la notification

  1. Cliquer sur Enregistrer ou Enregistrer et fermer.
  2. Vérifier que la notification apparaît dans la liste des Messageries actives.

6. Tester la notification

Avant son utilisation en production :

  1. Réaliser une action réelle correspondant à la catégorie (ex. soumettre une approbation).
  2. Vérifier :
    • l’envoi du message,
    • l’affichage du contenu,
    • la bonne substitution des variables,
    • la bonne langue et les bons destinataires.