Une notification automatisée est un message envoyé automatiquement à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs lorsqu’un événement précis se produit dans l’application.
Ces notifications sont générées grâce à Power Automate, un outil Microsoft qui permet de créer des flux automatisés entre les services.
Comment ça fonctionne avec Power Automate ?
Voici le principe :
- Un événement déclencheur se produit dans Dot+
Exemple : création d’un dossier, changement de statut, nouvelle note RH, nouvelle communication, approbation à réaliser, etc. - Un flux Power Automate détecte cet événement
Le flux est configuré pour “écouter” un changement dans la base de données Dataverse ou dans Power Apps. - Le flux exécute une action automatique
Généralement, l’action est :- envoyer un courriel automatique
- envoyer une notification Teams
- créer un message dans une boîte générique
- envoyer un push dans Power Apps (selon configuration)
- L’utilisateur reçoit la notification sans qu’une intervention humaine soit nécessaire.
Exemples concrets dans Dot+
Voici des cas typiques:
Notification d’approbation
Lorsque le gestionnaire soumet un dossier, un flux envoie automatiquement un courriel à l’approbateur ou à l’équipe d’approbateurs.
Notification de changement de statut
Si le dossier passe de En validation à Création du dossier, une notification est envoyée au conseiller RH assigné.
Notification d’ajout d’une communication ou d’une note RH
Lorsqu’un conseiller RH ajoute une note ou envoie une communication, un courriel ou un message Teams peut être envoyé aux personnes concernées.
Pourquoi utiliser des notifications automatisées ?
Elles permettent de :
- gagner du temps
- éviter les oublis
- assurer un suivi cohérent du processus RH
- améliorer la communication entre les intervenants
- standardiser les messages envoyés
Tous les messages partent du même modèle → uniformité et réduction d’erreurs.
Pilotage des notification
Dot+ est livré avec un ensemble de notifications par défaut, déjà configurées pour soutenir l’ensemble du cycle de dotation. Parmi celles-ci, on retrouve notamment :
- Activité – Notifier prochaine activité démarrée
- Affichage dossier – Envoyer notification
- Approbation – Aviser annulée
- Approbation – Aviser approbation en cours
- Approbation – Aviser en révision
- Approbation – Aviser rejetée
- Approbation – Rappel après X jours
- Candidature – Notification de candidature
- Communication – Notifier le gestionnaire client
- Communication – Notifier les RH
- Dossier – Notifier changement de statut
- Dossier – Notifier changement intervenants
- Dossier – Notifier création de dossier
Ces notifications couvrent toutes les étapes clés du processus : demandes, dossiers, affichages/examens, communications internes, activités complétées dans le modèle de processus ainsi que les changements d’intervenants.
De plus, les pilotes disposent d’une interface dédiée leur permettant de personnaliser ces notifications (contenu, destinataires, langue, mise en forme), afin d’adapter les messages automatisés aux besoins opérationnels de leur organisation et d’assurer une communication fluide et cohérente tout au long du processus de dotation.
À retenir
Les notifications sont automatisées, donc envoyées sans action manuelle.
Elles sont déclenchées seulement quand les conditions définies dans Power Automate sont remplies.
Elles suivent un format standard pour assurer l’uniformité.
Elles sont historisées via les courriels et dans certains cas via Dataverse selon le flux.
Elles s’adressent soit :
- à un utilisateur précis
- à un groupe / équipe M365
- ou à une boîte fonctionnelle (ex. RH Dotation)