L’approbation est un processus formel dans lequel une ou plusieurs personnes doivent donner leur accord avant qu’une demande puisse avancer ou être finalisée.
Dans DOT+, ce processus assure que chaque décision liée à une dotation est validée par les bonnes personnes, au bon moment.
Objectif de l’approbation
Le concept d’approbation permet de :
- Garantir la conformité avec les règles internes (RH, finances, structure organisationnelle).
- Assurer un contrôle de qualité des informations soumises.
- Impliquer les bons acteurs dans la validation (gestionnaires, RH, approbateurs hiérarchiques).
- Documenter les décisions de manière traçable pour audit ou suivi.
En bref : L’approbation sert à s’assurer que la demande est correcte, légitime et conforme avant de passer à la prochaine étape.
Comment fonctionne une approbation dans DOT+ ?
Dans DOT+, l’approbation est un flux séquentiel. Cela signifie que chaque étape doit être complétée avant que la suivante commence.
Chaque approbation comprend :
Un approbateur
Une personne identifiée (gestionnaire, supérieur hiérarchique, RH, etc.) responsable de valider ou de refuser l’étape.
Les informations à examiner
L’approbateur consulte :
- les données de la demande,
- les documents,
- les commentaires du gestionnaire client.
Une action à effectuer
L’approbateur doit choisir parmi plusieurs options :
- Approuver : donne son accord et déclenche l’étape suivante.
- Refuser : met fin au processus, la demande devient inactive.
- Réaffecter : attribue l’étape à une autre personne.
- Envoyer en révision : retourne la demande au gestionnaire client pour modification.
Chaque action est enregistrée dans l’historique pour assurer la transparence et la traçabilité.
Principes clé de l’approbation
1. Une étape à la fois
Un seul approbateur agit à la fois.
Tant qu’il n’a pas traité la demande, personne d’autre ne peut avancer dans la chaîne.
2. Un ordre prédéfini
La chaîne d’approbation est générée automatiquement selon :
- la structure organisationnelle,
- le type de formulaire,
- la logique RH.
L’ordre suit généralement une hiérarchie (ex. : gestionnaire immédiat → supérieur → RH).
3. Une demande verrouillée
Lorsqu’elle est en approbation :
- les données ne peuvent plus être modifiées par le gestionnaire client,
- sauf si un approbateur l’envoie en révision.
4. Une traçabilité complète
Chaque décision est :
- enregistrée,
- horodatée,
- associée à l’approbateur.
DOT+ conserve un historique complet permettant de retracer tout le cycle.
5. Des notifications automatisées
Pour chaque étape :
- l’approbateur reçoit une alerte (Outlook, Teams, DOT+),
- des rappels sont envoyés après un délai d’inactivité.