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Chaîne d’approbation – Fonctionnement

La chaîne d’approbation dans DOT+ assure une validation rigoureuse et traçable des demandes de dotation. Elle se déroule selon une séquence hiérarchique et logique, adaptée au type de formulaire et à la structure organisationnelle.

1.Gestionnaire client – Création et préparation de la demande

1.1. Compléter la demande

Le gestionnaire client :

  • complète les informations de base du formulaire ;
  • téléverse les documents requis ;
  • s’assure que la demande contient toutes les informations nécessaires avant d’initier l’approbation.

1.2. Génération automatique de la chaîne d’approbation

En sélectionnant l’onglet Approbation :

  • DOT+ génère automatiquement la liste des approbateurs selon :
    • le type de formulaire (régulier, stagiaire, cohorte, etc.) ;
    • la structure organisationnelle du gestionnaire client.
  • Chaque niveau correspond à une étape distincte d’approbation, attribuée à un approbateur spécifique.

Le gestionnaire client :

  • valide que la chaîne proposée est applicable ;
  • peut modifier le nom des approbateurs si nécessaire (ex. : remplacements, délégations, particularités de l’unité).

1.3. Ajout de commentaires et lancement du flux

Une fois la chaîne validée :

  • il ajoute des commentaires au besoin ;
  • puis sélectionne Démarrer la chaîne d’approbation.

À partir de ce moment :

  • la demande devient en lecture seule pour le gestionnaire client ;
  • aucune modification d’information n’est possible tant que la demande n’est pas retournée en révision.

2. Fonctionnement du système – Automatisation et traçabilité

  • Chaque approbation (ou action) est enregistrée dans l’historique, assurant une traçabilité complète.
  • Les approbateurs sont notifiés automatiquement via :
    • courriel (Outlook),
    • Microsoft Teams,
    • notifications internes dans DOT+.
  • Après 3 jours d’inactivité, une alerte de rappel est envoyée automatiquement à l’approbateur.
  • Le flux suit un ordre hiérarchique prédéfini, par exemple :
    1. Supérieur immédiat
    2. Supérieur hiérarchique
    3. Équipe RH / Approbation finale
  • Le flux se déroule séquentiellement : une fois un niveau approuvé, la demande passe automatiquement au niveau suivant.

Le flux d’approbation se déclenche automatiquement lorsque la demande est soumise à cette étape.

3.Approbateur – Traitement de la demande

L’approbateur reçoit une notification (Outlook, Teams ou DOT+) et peut ouvrir la demande directement pour consulter les informations, laisser un commentaire et effectuer une action.

3.1. Actions possibles de l’approbateur

✔️ Si approuvé

  • Le prochain approbateur est automatiquement notifié.
  • L’historique d’approbation est mis à jour et visible dans la demande.

❌ Si refusé

  • La demande devient en lecture seule.
  • La demande devient inactive.
  • Le cycle se termine :
    → l’utilisateur ne peut plus rien faire avec la demande.

🔁 Si réaffecté

  • L’approbateur choisit un nouvel approbateur pour cette étape.
  • Le nouvel approbateur reçoit une notification (Outlook, Teams, DOT+).
  • Il applique ensuite son action (approbation, refus, etc.), comme prévu.

✏️ Si envoyé en révision

  • La décision de révision est sauvegardée et affichée dans DOT+.
  • Le système clone l’étape d’approbation, permettant de conserver la trace de l’approbateur original.
  • La demande redevient modifiable pour le gestionnaire client.
  • Le gestionnaire :
    • apporte ses corrections,
    • redémarre la chaîne d’approbation.
  • Le cycle reprend, sans limite de nombre de révisions possibles.

4. Finalisation du processus

Lorsque tous les niveaux ont approuvé :

  • le statut de la demande passe à Approuvée ;
  • la chaîne d’approbation est complète et historisée ;
  • la demande est transmise aux équipes ou processus suivants (RH, dotation, opérations, etc.).

5. Modification de la chaîne d’approbation

Seul le rôle Équipe RH pour appliquer une modification à la chaîne d’approbation pour les approbations qui n’ont pas encore eu lieu.

En tout temps, l’utilisateur Équipe RH peut sélectionner le bouton Modifier.

Étape:

  1. Cliquer sur Modifier
  1. Arrêt de la chaîne d’approbation
  2. Compléter la justification du pop-up
  3. La chaîne redevient modifiable
  4. Modifier les approbateurs non approuvés
  5. Redémarrer la chaîne d’approbation en cliquant sur le bouton